Er zijn in Nederland heel wat payroll bedrijven. Toch verschilt de dienstverlening soms veel van elkaar. Wat zijn de verschillen en wat moet je weten over payrolling bedrijven?
Hoewel de naam payroll of payrolling is, kun je in de praktijk wel met wel vijf verschillende verschijningsvormen te maken hebben. Doordat alle verschijningsvormen in de volksmond dezelfde naam – payrolling- dragen, ontstaat er verwarring en weet je soms niet welk payroll bedrijf voor jouw bedrijf geschikt is. Ook is in veel gevallen onduidelijk welke regels er gelden en welke regels er daadwerkelijk worden nageleefd door de payroll bedrijven.
De verschillen tussen de diverse soorten Payrolling bedrijven
Overweeg je de overstap naar een payrolling bedrijf of wil je gewoonweg meer informatie over dit onderwerp, dan leggen we je dit graag uit. In dit artikel lees je alles belangrijke informatie over payroll bedrijven. Zo weet je waar je op moet letten wanneer je payroll bedrijven met elkaar wilt vergelijken. Ook kom je te weten wat de verschillen zijn tussen verschillende payroll bedrijven en welke spelregels er gelden voor payroll bedrijven. Zo wordt bijvoorbeeld uitzenden hetzelfde gezien als payroll. Echter er zijn vele verschillen tussen uitzenden en payroll.
We gaan dieper in de volgende vijf typen payrolling bedrijven:
- Payroll bedrijven voor eigen salarisadministratie en HR
- Full Service Payroll bedrijven
- (Uitzend) Payroll bedrijven
- Payroll Back Office bedrijven
- Zzp Payroll bedrijven
Payroll Bedrijven voor eigen salaris-administratie & HR
Deze verschijningsvorm van payrolling is onder een andere naam enorm bekend bij ondernemend Nederland. Het gaat hier namelijk om de alom bekende loonadministratie. Waar je ‘vroeger’ een loonadministrateur voor enkele uren of enkele dagen per week in dienst nam, zie je dat deze dienstverlening tegenwoordig verregaand is geautomatiseerd.
Bedrijven die geautomatiseerde loonadministratie aanbieden willen zich uiteraard onderscheiden en noemen hun diensten ‘Payroll Services’ en noemen zichzelf soms payroll bedrijf. Afgeleid van het Engelse woord voor ‘loonlijst’.
Hoewel het voor potentiële klanten verwarrend kan zijn, mag men gewoon naar buiten treden als payroll bedrijf. De belangrijkste kenmerken op een rij:
- Medewerkers zijn in dienst van het bedrijf waar ze werken, niet bij het payroll bedrijf
- Risicodrager is de ondernemer zelf
- Medewerkers vallen rechtstreeks onder de (branche) cao van het bedrijf waar ze werken
- Het payroll bedrijf biedt (geautomatiseerde) service voor het voeren van de eigen loonadministratie en HR zaken
- Geschikt voor vast en flexibel personeel
Dit type payrolling bedrijven past bij voor ondernemers die zelf voldoende tijd en kennis hebben van de personeelszaken. Hierdoor kunnen ze zelf de regie voeren. Men regelt zaken als verzekeringen, contractverlengingen en risicospreiding zelf.
Full Service Payroll Bedrijven
De zogeheten Full Service Payroll Bedrijven waren rond het jaar 2000 de eersten die de term payrolling gebruikten. Daarmee is het eigenlijk de meest originele vorm van payrolling in Nederland.
Payned is ook zo’n payroll bedrijf. Payrolling bedrijven zijn ontstaan vanuit de behoefte van ondernemers om verregaand ontzorgt te worden op gebied van de personeelszaken.
Zo werken Full Service Payrolling Bedrijven
Deze payrolling bedrijven spreken over het ‘juridisch overdragen van het personeelsbestand aan de payroller’. Met andere woorden; de medewerkers komen in dienst van het payroll bedrijf. Juridisch en administratief neemt het payrolling bedrijf de volledige verantwoordelijkheid over.
Operationeel en inhoudelijk blijft de ondernemer gewoon baas in eigen huis. Gaat het over het naleven van de branche cao, welk typen arbeidscontract aangeboden kunnen worden en loonbetaling bij ziekte, dan is het payroll bedrijf verantwoordelijk. Zie het payroll bedrijf als een externe afdeling personeelszaken. Eentje die ook de belangrijkste personele risico’s overneemt. Meer info over deze vorm van payrolling.
De belangrijkste kenmerken van een Full Service Payroll Bedrijf
- Ondernemer werft en selecteert zelf personeel
- Medewerker komt in dienst van payroller
- Payroller leeft integraal de cao van de ondernemer na
- Payroll bedrijf draagt de administratieve en juridische risico’s zoals loonbetaling bij ziekte en naleven wet- en regelgeving
- Geschikt voor vast en flexibel personeel
Voor wie is een payroll bedrijf geschikt?
Deze vorm van payrolling wordt gekozen door ondernemers die het volledige personeelsbeheer en de risico’s van dien willen uitbesteden. Vaak hebben ze een vaste ploeg waar ze zuinig op zijn. Ze willen zeker weten dat hun personeel niets tekort komt.
Ook ondernemers die net hun eerste medewerkers aannemen kiezen voor deze vorm van payrolling. Het geeft hen rust en zekerheid ten aanzien van personeel. En belangrijker; men kan er op vertrouwen dat alle regels die gelden voor hun bedrijf worden nageleefd en dat de belangrijkste risico’s zijn afgedekt. Welke regels dit zijn, is dit vastgelegd in de Wet Arbeidsmarkt in Balans. Bij Payned hebben alle klanten bovendien een vaste relatiebeheerder. Een medewerker alle ins en – outs van het bedrijf kent. Dan werkt prettig.
(Uitzend) – Payroll Bedrijven
Vóór 2000 bestond de term payrolling eigenlijk niet in Nederland. Uitzendbureau’s bestonden al wel. De belangrijkste functie van een uitzendbureau is het aanjagen van de arbeidsmarkt. Ondernemers helpen om, wat betreft personeel, ‘piek en ziek’ op te vangen. Een uitzendbureau zoekt personeel en ‘plaats’ het tijdelijk bij bedrijven. Voor deze aanjagende functie op de arbeidsmarkt hebben uitzendbureaus een eigen cao.
Deze cao heeft een aantal unieke kenmerken:
- Meer en langer flexibele contracten dan bij reguliere bedrijven
- Alleen een basis-arbeidsvoorwaardenpakket
Van Uitzend naar Payroll
Veel flexibele contracten, het goedkope arbeidsvoorwaardenpakket en beperkte risico’s; Uitzendbureaus kregen al snel de vraag of ze met die voorwaarden niet ook bestaand personeel konden verlonen. Werving en selectie deed de ondernemer zelf.
Tot 2020 was er geen wetgeving voor deze payroll bedrijven. Bij payrollmedewerkers ontstond intussen onduidelijkheid. Krijg ik nu de arbeidsvoorwaarden van een uitzendkracht of krijg ik nu de voorwaarden die gelden in het bedrijf waar ik werk? En waarom krijg ik geen vast contract terwijl andere medewerkers dat wel krijgen? Naast onduidelijkheid ontstond er oneerlijkheid op de arbeidsmarkt.
Wet Arbeidsmarkt in Balans
In 2020 heeft de minister deze ongewenste effecten proberen uit te bannen in de Wet Arbeidsmarkt in Balans. In deze wet staat klip en klaar wanneer je onder regels van de uitzend-cao, en wanneer je onder de regels van een Full Service Payroll Bedrijf valt.
Wanneer Uitzend-cao en wanneer Payroll volgens de WAB?
Heeft het uitzendbureau of het (uitzend) payroll bedrijf in de praktijk bijgedragen aan de werving en selectie van het personeel? Dan mag de uitzend-cao toegepast worden. Het gaat dan om een uitzendcontract. Heeft de ondernemer zelf het personeel geworven? Dan is het een payrollcontract. Alle regels en voorwaarden die gelden in het bedrijf van de ondernemer moeten toegepast worden door het payroll bedrijf.
Hoe werkt dat in de praktijk?
Ondanks de wetgeving zijn er payroll bedrijven die nog steeds hun diensten aanbieden onder de uitzend-cao. Er zijn allerlei ‘creatieve’ manier ontstaan waardoor eigen personeel van de ondernemer toch onder de uitzend-cao geplaatst kan worden. Dit heeft een ongunstig effect op de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van de medewerkers maar is goedkoper voor het (uitzend) payroll bedrijf. Overweeg je in zee te gaan met een payroll bedrijf, let dan goed op:
- Hanteert men de uitzend-cao?
- Of de eigen (branche) cao van de ondernemer?
- Wie werft en selecteert in de praktijk de medewerkers?
Door deze vragen te stellen achterhaal je eenvoudig welke regels van toepassing zijn.
De belangrijkste kenmerken van een (uitzend) payroll bedrijf:
- Het (uitzend) payroll bedrijf moet de werving en selectie doen
- Medewerker komt in dienst van de (uitzend) payroller
- Uitzend cao is van toepassing
- Geschikt voor korte termijn en voor flexibel personeel
Omdat in deze vorm payrolling en uitzenden soms door elkaar heenlopen, staat deze vorm op gespannen voet met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). In veel gevallen werft en selecteert de (uitzend) payroller niet of nauwelijks en past het toch de uitzend-cao toe.
Payroll Back Office Bedrijven
De eerder benoemde vormen van payrolling gaan altijd over een zogeheten driehoeksverhouding, namelijk:
- Medewerker
- Payroll bedrijf of (Uitzend) payroller
- Inlener (het bedrijf waar de medewerker werkt)
Payroll Back Office Bedrijven zijn in deze verhouding een vierde partij. Dit werkt als volgt:
Het Payroll Back Office bedrijf verzorgt de verloning van een payroller of uitzendbureau. Het uitzendbureau of payroll bedrijf brengt in dit geval alleen vraag en aanbod bij elkaar. Dus de het (full service) payroll bedrijf zoekt een ondernemer met personeel en een (uitzend) payroller zoekt personeel en een ondernemer.
Als deze partijen overeenstemming bereiken en zaken willen doen met elkaar, dan komt het Payroll Back Office Bedrijf in beeld.
- Medewerker(s) treden in dienst van het Payroll Back Office Bedrijf
- Het (uitzend) payrollbedrijf ontvangt provisie voor het sluiten van de deal
- Medewerker wordt te werk gesteld bij de ondernemer
Payroll of uitzend bedrijven kiezen voor deze constructie omdat ze zelf niet instaat zijn om de risico’s van de dienstverbanden te dragen, of daar gewoonweg de kennis niet voor in huis hebben.
Hulp nodig bij het maken van een keuze?
Hoe zit het me de cao?
In verreweg de meeste gevallen zal een Payroll Back Office bedrijf proberen om de medewerker in te schalen onder de uitzend cao. Volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) kan dat alleen als het Back Office Payroll bedrijf ook echt de werving en selectie van het personeel heeft gedaan. Eerder in dit artikel heb ik beschreven hoe sommige bedrijven daar in de praktijk mee omgaan.
In de payrollmarkt zijn enkele payroll backoffice bedrijven actief die de verloning uitvoeren volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Dat wil zeggen; de cao van het bedrijf waar de medewerker gaat werken, wordt integraal nageleefd.
De belangrijkste kenmerken op een rij:
- (uitzend) Payroll bedrijf brengt vraag en aanbod bij elkaar
- Medewerker treedt in dienst van Payroll Back Office bedrijf
- In veel gevallen is de uitzend-cao van toepassing
- Daardoor is deze constructie vaak alleen geschikt voor flexibel personeel
Deze vorm van payrolling staat op gespannen voet met de intenties van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Immers, het Payroll Backoffice bedrijf heeft in de praktijk geen operationele rol in het werven en selecteren van medewerkers. Toch maken deze bedrijven doorgaans gebruik van de uitzendfaciliteiten.
ZZP Payroll Bedrijven
Binnen deze laatste categorie zijn payroll bedrijven actief die zich richten op medewerkers die hun eigen opdrachten en bedrijven zoeken. De titel zegt het al. Het lijkt een beetje alsof deze medewerker Freelancer of ZZP’ers zijn.
Maar let op! Freelancer of ZZP’er zijn deze mensen nadrukkelijk niet. Het zijn namelijk geen ondernemers die staan in geschreven bij de KvK.
Het betreft hier een groep medewerkers die zelf hun opdrachten vinden en vervolgens een payroll bedrijf benaderen die de verloning wil doen. Meestal gebeurt dit op zeer flexibele basis. In verreweg de meeste gevallen worden dit soort opdrachten ondergebracht onder de uitzend-cao. Deze cao heeft namelijk de faciliteiten om veel flexibele contracten aan te bieden.
De belangrijkste kenmerken op een rij:
- Medewerker zoekt opdrachtgever én het payroll bedrijf
- Payroll bedrijf is juridisch werkgever van medewerker
- Medewerker is geen freelancer of ZZP’er maar medewerker in loondienst
- Doorgaans uitzend-cao
- Meestal (zeer) flexibele dienstverbanden.
Ook deze vorm van payrolling staat op gespannen voet moet de intenties achter de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Immers, het ZZP Payroll Bedrijf heeft geen rol in de werving en selectie, dit doet de medewerker zelf.
Kortom
Payroll bedrijven komen voor in veel verschijningsvormen. De minister heeft met de wetgeving orde en duidelijkheid proberen te scheppen. Medewerkers moeten namelijk krijgen waar ze recht op hebben. Overweeg je payrolling voor je bedrijf stel jezelf de volgende vragen:
- Wil en kan ik zelf op een goede manier invulling geven aan het werkgeverschap?
- Wil en kan ik zelf mijn medewerkers werven en selecteren?
- Wil ik dat mijn voorwaarden en (branche) cao integraal wordt nageleefd?
- Zoek ik een vaste oplossing of zoek ik tijdelijke oplossingen met veel korte contracten.
Overweegt je payrolling? En ben je op zoek naar een betrouwbare partner? Neem eens vrijblijvend contact op. Wij leggen je graag uit wat de voor- en nadelen zijn en wat we voor je kunnen betekeken.
Kom je er niet uit?
We geven het toe, het kan allemaal best verwarrend. Toch is payrolling een mooie dienst waar veel bedrijven in Nederland erg veel baat bij hebben. Wat goed is in jouw bedrijf? Met deze vraag helpen wij je graag. Neem gerust eens contact op, dan praten wij je bij over de mogelijkheden. Uiteraard zonder enige verplichting.
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan
Gerelateerde blogberichten
