De payroll factor is een term die gebruikt wordt in de payroll branche om de kostenfactor aan te duiden die wordt toegepast om de totale kosten van het uitbesteden van salaris- en personeelsadministratie te berekenen. Deze factor is belangrijk voor ondernemers die hun loonadministratie willen uitbesteden aan een payrollbedrijf. De hoogte van de factor bepaalt uiteindelijk wat de ondernemer per uur betaalt voor z’n werknemer.
Hoe werkt de payroll factor?
De payroll factor is een vermenigvuldigingsfactor die de payroller gebruikt om de totale kosten van een werknemer voor een werkgever te bepalen wanneer deze werknemer via een payrollbedrijf wordt ingehuurd. Deze factor omvat alle directe en indirecte personeelskosten. Kosten zoals werkgeverslasten (bijvoorbeeld premies voor sociale verzekeringen en pensioenbijdragen), (ziekte)verzuim, de marges van het payrollbedrijf, en eventuele administratiekosten.
De factor waarmee men rekent verschilt per payrollbedrijf.
Voorbeeld van het gebruik van de payroll factor
Stel, een werknemer verdient een bruto uurloon van €10,-. Als de payroll factor 1.69 is, dan zijn de totale kosten voor de werkgever per uur €16,90 (€10 x 1.69). Deze berekening helpt werkgevers om de werkelijke kosten van het inhuren van personeel via een payrollbedrijf te overzien en te begrijpen. Let op: Dit is slechts een voorbeeld berekening. De factor waarmee een payroller rekent verschilt per branche, verandert jaarlijks en is sterk afhankelijk van de hoogte van bijvoorbeeld verzekeringspremies.
De specifieke waarde van de payroll factor kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de sector waarin het bedrijf actief is, de regionale wetgeving, en de afspraken die gemaakt zijn tussen het payrollbedrijf en de werkgever. Dit maakt het een cruciaal element voor het budgetteren en financiële planning van bedrijven die gebruik maken van payrolling services.
Ga je voor de laagste factor in payrolling?
Het kiezen voor een payrollbedrijf met de laagste payroll factor lijkt misschien financieel aantrekkelijk, maar het is niet altijd de beste beslissing. Hier zijn enkele redenen waarom:
1. Kwaliteit van Dienstverlening
Een lagere payroll factor kan soms betekenen dat het payrollbedrijf minder investeert in de kwaliteit van hun dienstverlening. Dit kan leiden tot minder ondersteuning, tragere reactietijden bij vragen, en minder expertise in complexe situaties zoals specifieke regelgeving of uitzonderlijke gevallen.
2. Naleving van Wet- en Regelgeving
Payrollbedrijven zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle relevante arbeids- en belastingwetten. Een bedrijf dat lagere tarieven biedt, kan mogelijkerwijs besparen op belangrijke aspecten zoals juridische ondersteuning en compliance. Dit kan risico’s opleveren voor jouw bedrijf, zoals boetes of sancties bij niet-naleving.
3. Verborgen Kosten
Soms kan een lage payroll factor misleidend zijn omdat er bijkomende kosten zijn die niet direct duidelijk zijn in de oorspronkelijke prijsopgave. Dit kan zaken omvatten zoals extra kosten voor het verwerken van wijzigingen, jaaropgaven, of specifieke rapportages. Ook een eigen risico bij ziekte of een vaste opslag ‘bureaumarge’ zie je in dit kader geregeld terugkomen.
4. Flexibiliteit en Maatwerk
Bedrijven die een hogere payroll factor rekenen, bieden vaak meer flexibiliteit en maatwerkopties aan hun klanten. Dit kan van cruciaal belang zijn voor bedrijven in sectoren met fluctuerende arbeidsbehoeften of speciale vereisten. Denk hierbij ook aan sectorspecialisatie en diepgaande kennis van de branche cao.
5. Ervaring en Betrouwbaarheid
Een hogere payroll factor kan ook de ervaring en betrouwbaarheid van het payrollbedrijf weerspiegelen. Bedrijven die al lang bestaan en een goede reputatie hebben, kunnen wellicht iets duurder zijn, maar bieden vaak een meer gestroomlijnde en betrouwbare service.
6. Werknemerswelzijn
Een kwalitatief hoogwaardig payrollbedrijf zorgt niet alleen voor naleving van de regelgeving, maar draagt ook bij aan het welzijn van de werknemers door correcte en tijdige uitbetaling, heldere communicatie en ondersteuning bij vragen. Dit kan helpen bij het behouden van tevreden en gemotiveerde werknemers.
Kijk naar de langere termijn
Hoewel een lage payroll factor aantrekkelijk kan zijn, is het belangrijk om een balans te vinden tussen kosten en de waarde van de geleverde diensten. Een goede payrollpartner kiezen gaat niet alleen over het vinden van de laagste prijs, maar ook over het waarborgen van kwaliteit, compliance en tevredenheid op lange termijn. Doe dus goed vooronderzoek en kies niet zomaar voor de goedkoopste payroller.
Pas op voor zeer lage payroll factor
Word je een zeer lage en aantrekkelijke factor aangeboden? Let dan goed op en zeg niet direct ja. Het is mogelijk dat bijvoorbeeld bij een berekeningsfactor van 1,4 het “payrollen” niet geheel volgens de wet Arbeidsmarkt in Balans gaat en het desbetreffende aanbieder het begrip ‘payrollen’ ruim neemt. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor je werknemers. Zo kan het zijn dat de werknemers in eens onder een andere cao vallen of recht hebben op minder vakantiedagen. Bij payrolling valt de werknemer altijd onder de cao van de werkgever en werkt ook onder de voorwaarden van de werkgever. Vraag dus altijd naar een gespecificeerde offerte van aanbieder.
Is de berekeningsfactor van een payrollbedrijf altijd hetzelfde?
De payroll factor bij een payrollbedrijf is niet altijd hetzelfde; deze kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de branche waarin een bedrijf actief is. Deze factoren kunnen bijvoorbeeld zijn:
1. Verschillen in Regulering en Risico
Verschillende branches kunnen onderhevig zijn aan verschillende regelgeving, wat invloed heeft op de payroll factor. Bijvoorbeeld, bouwbedrijven hebben te maken met andere risico’s en verzekeringseisen dan kantoorbanen, wat kan leiden tot hogere kosten voor compliance en verzekeringen die doorberekend worden in de payroll factor.
2. Arbeidsvoorwaarden
De aard van arbeidscontracten en -voorwaarden kan sterk verschillen per sector. Sommige industrieën, zoals de horeca of detailhandel, hebben mogelijk meer parttime of seizoensgebonden werknemers, wat kan leiden tot fluctuaties in payroll administratie en daarmee samenhangende kosten.
3. Frequentie van Betalingen
In sommige sectoren is het gebruikelijk dat werknemers wekelijks worden betaald, terwijl in andere maandelijkse of vierwekelijkse betalingen normaal zijn. De frequentie van de salarisuitbetalingen kan invloed hebben op de werklast van het payrollbedrijf en daarmee op de kosten.
4. Gemiddelde Loonkosten
De gemiddelde loonkosten in een branche kunnen ook invloed hebben op de payroll factor. Sectoren met hogere gemiddelde lonen kunnen een hogere payroll factor hebben omdat de kosten voor sociale lasten en andere werknemersgerelateerde belastingen vaak procentueel worden berekend over het loon.
5. Specifieke Dienstverlening
Bedrijven in bepaalde branches kunnen behoefte hebben aan gespecialiseerde payroll services, zoals gedetailleerde rapportages of ondersteuning bij compliance voor specifieke wetgeving, wat kan resulteren in een hogere payroll factor om deze extra diensten te dekken.
Kies voor branche ervaring
De payroll factor kan dus variëren afhankelijk van de specifieke eisen (bijvoorbeeld de cao) en omstandigheden van een branche. Wanneer je overweegt om payroll diensten uit te besteden, is het belangrijk om rekening te houden met deze factoren en een payrollbedrijf te kiezen dat ervaring heeft in jouw specifieke sector. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat de dienstverlening afstemt op de unieke behoeften van jouw bedrijf en branche.
Factor payroll bepaalt de uiteindelijke kosten van payrolling
Het payroll tarief dat door payrollbedrijven wordt aangeboden, omvat meerdere componenten die samen de totale kosten voor het uitbesteden van de loonadministratie bepalen. Hier zijn de belangrijkste kosten die doorgaans in het payroll tarief zijn opgenomen:
1. Bruto Loonkosten
Dit zijn de directe kosten van het bruto salaris dat aan de werknemers wordt betaald.
2. Werkgeverslasten
Deze kosten omvatten alle verplichte werkgeversbijdragen zoals:
- Sociale zekerheidsbijdragen: Bijdragen aan de sociale verzekeringen zoals werkloosheidsverzekering, ziekteverzekering, en pensioenbijdragen
- Vakantiegeld: In Nederland is het gebruikelijk dat werknemers 8% vakantiegeld ontvangen bovenop hun reguliere loon
- Eindejaarsuitkeringen of dertiende maand: Afhankelijk van de sector en arbeidsovereenkomst
3. Administratiekosten
Dit zijn de kosten die het payrollbedrijf rekent voor het uitvoeren van de payroll administratie. Dit omvat taken zoals:
- Het verwerken van salarisbetalingen
- Het bijhouden van vakantiedagen en ziekteverzuim
- Het opstellen van arbeidsovereenkomsten en loonstroken
- Het afhandelen van juridische kwesties rondom arbeidsrecht
4. Reserveringen voor Speciale Fondsen
Sommige branches vereisen bijdragen aan specifieke fondsen of regelingen, zoals scholingsfondsen of sectorfondsen.
5. Marges van het Payrollbedrijf
Dit is de winstmarge die het payrollbedrijf berekent voor het leveren van hun diensten. Het omvat een compensatie voor het risico en de verantwoordelijkheid die het payrollbedrijf neemt door werknemers formeel in dienst te nemen.
6. Verzekeringen
Verzekeringen tegen werkgeversrisico’s zoals arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en beroepsaansprakelijkheidsverzekering kunnen ook onderdeel zijn van het tarief.
7. Overige Kosten
Eventuele aanvullende diensten die het payrollbedrijf aanbiedt, zoals HR-ondersteuning, juridisch advies, en trainingen, kunnen ook in rekening worden gebracht.
Samengesteld tarief
Het payroll tarief is dus een samengesteld tarief dat verschillende componenten omvat die essentieel zijn voor het volledig en effectief beheren van de loonadministratie en aanverwante taken. Dit tarief varieert afhankelijk van de dienstverlener, de complexiteit van de diensten, en specifieke eisen van de sector waarin het bedrijf actief is. Het is belangrijk voor bedrijven om een duidelijk inzicht te hebben in wat deze kosten precies omvatten om verrassingen te voorkomen en de beste waarde voor hun investering te krijgen.
Wil je meer weten over de kostenfactoren? Lees hier over op Wat kost payrolling?
De Expertise van Payned Payrolling
Bij Payned Payrolling begrijpen we hoe belangrijk nauwkeurige en betrouwbare payrolling is voor uw bedrijf. Al bijna 20 jaar bieden wij gespecialiseerde payrolling diensten aan. Onze ervaring en kennis garanderen dat uw loonadministratie altijd in overeenstemming is met de laatste wet- en regelgeving. Dit geeft u meer tijd om u te richten op de kernactiviteiten van uw bedrijf, terwijl wij zorgen voor uw payroll.
Je payroll factor opvragen?
Ben je benieuwd naar onze payroll factor? Vraag deze dan nu op in een vrijblijvend gesprek.
Hoofd relatiebeheer
Contact opnemen
Gerelateerde blogberichten
