Welke soorten Payroll Bedrijven zijn er?

Er zijn in Nederland heel wat payroll bedrijven. Toch verschilt de dienstverlening soms veel van elkaar. Wat zijn de verschillen en wat moet je weten over payrolling bedrijven?

Hoewel de naam payroll of payrolling is, kun je in de praktijk wel met wel vijf verschillende verschijningsvormen te maken hebben. Doordat alle verschijningsvormen in de volksmond dezelfde naam – payrolling-  dragen, ontstaat er verwarring en weet je soms niet welk payroll bedrijf voor jouw bedrijf geschikt is. Ook is in veel gevallen onduidelijk welke regels er gelden en welke regels er daadwerkelijk worden nageleefd door de payroll bedrijven.

De verschillen tussen de diverse soorten Payrolling bedrijven

Overweeg je de overstap naar een payrolling bedrijf of wil je gewoonweg meer informatie over dit onderwerp, lees dan verder. In dit artikel lees je alles belangrijke informatie over payroll bedrijven. Zo weet je waar je op moet letten wanneer je payroll bedrijven met elkaar wilt vergelijken. Ook kom je te weten wat de verschillen zijn tussen verschillende payroll bedrijven en welke spelregels er gelden voor payroll bedrijven.

We gaan dieper in de volgende vijf typen payrolling bedrijven:

• Payroll bedrijven voor eigen salarisadministratie en HR
• Full Service Payroll bedrijven
• (Uitzend) Payroll bedrijven
• Payroll Back Office bedrijven
• Zzp Payroll bedrijven

Zo werken Full Service Payrolling Bedrijven

Deze payrolling bedrijven spreken over het ‘juridisch overdragen van het personeelsbestand aan de payroller’. Met andere woorden; de medewerkers komen in dienst van het payroll bedrijf. Juridisch en administratief neemt het payrolling bedrijf de volledige verantwoordelijkheid over.

Operationeel en inhoudelijk blijft de ondernemer gewoon baas in eigen huis. Gaat het over het naleven van de branche cao, welk typen arbeidscontract aangeboden kunnen worden en loonbetaling bij ziekte, dan is het payroll bedrijf verantwoordelijk. Zie het payroll bedrijf als een externe afdeling personeelszaken. Eentje die ook de belangrijkste personele risico’s overneemt. Meer info over deze vorm van payrolling.

De belangrijkste kenmerken van een Full Service Payroll Bedrijf

• Ondernemer werft en selecteert zelf personeel
• Medewerker komt in dienst van payroller
• Payroller leeft integraal de cao van de ondernemer na
• Payroll bedrijf draagt de administratieve en juridische risico’s zoals loonbetaling bij ziekte en naleven wet- en regelgeving
• Geschikt voor vast en flexibel personeel

Voor wie is een payroll bedrijf geschikt?

Deze vorm van payrolling wordt gekozen door ondernemers die het volledige personeelsbeheer en de risico’s van dien willen uitbesteden. Vaak hebben ze een vaste ploeg waar ze zuinig op zijn. Ze willen zeker weten dat hun personeel niets tekort komt.

Ook ondernemers die net hun eerste medewerkers aannemen kiezen voor deze vorm van payrolling. Het geeft hen rust en zekerheid ten aanzien van personeel. En belangrijker; men kan er op vertrouwen dat alle regels die gelden voor hun bedrijf worden nageleefd en dat de belangrijkste risico’s zijn afgedekt. Welke regels dit zijn, is dit vastgelegd in de Wet Arbeidsmarkt in Balans. Bij Payned hebben alle klanten bovendien een vaste relatiebeheerder. Een medewerker alle ins en – outs van het bedrijf kent. Dan werkt prettig.

Van Uitzend naar Payroll

Veel flexibele contracten, het goedkope arbeidsvoorwaardenpakket en beperkte risico’s; Uitzendbureaus kregen al snel de vraag of ze met die voorwaarden niet ook bestaand personeel konden verlonen. Werving en selectie deed de ondernemer zelf.

Tot 2020 was er geen wetgeving voor deze payroll bedrijven. Bij payrollmedewerkers ontstond intussen onduidelijkheid. Krijg ik nu de arbeidsvoorwaarden van een uitzendkracht of krijg ik nu de voorwaarden die gelden in het bedrijf waar ik werk? En waarom krijg ik geen vast contract terwijl andere medewerkers dat wel krijgen? Naast onduidelijkheid ontstond er oneerlijkheid op de arbeidsmarkt.

Wet Arbeidsmarkt in Balans

In 2020 heeft de minister deze ongewenste effecten proberen uit te bannen in de Wet Arbeidsmarkt in Balans. In deze wet staat klip en klaar wanneer je onder regels van de uitzend-cao, en wanneer je onder de regels van een Full Service Payroll Bedrijf valt.

Wanneer Uitzend-cao en wanneer Payroll volgens de WAB?

Heeft het uitzendbureau of het (uitzend) payroll bedrijf in de praktijk bijgedragen aan de werving en selectie van het personeel? Dan mag de uitzend-cao toegepast worden. Het gaat dan om een uitzendcontract.  Heeft de ondernemer zelf het personeel geworven? Dan is het een payrollcontract. Alle regels en voorwaarden die gelden in het bedrijf van de ondernemer moeten toegepast worden door het payroll bedrijf.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Ondanks de wetgeving zijn er payroll bedrijven die nog steeds hun diensten aanbieden onder de uitzend-cao. Er zijn allerlei ‘creatieve’ manier ontstaan waardoor eigen personeel van de ondernemer toch onder de uitzend-cao geplaatst kan worden. Dit heeft een ongunstig effect op de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van de medewerkers maar is goedkoper voor het (uitzend) payroll bedrijf. Overweeg je in zee te gaan met een payroll bedrijf, let dan goed op:

1. Hanteert men de uitzend-cao?
2. Of de eigen (branche) cao van de ondernemer?
3. Wie werft en selecteert in de praktijk de medewerkers?

Door deze vragen te stellen achterhaal je eenvoudig welke regels van toepassing zijn.

De belangrijkste kenmerken van een (uitzend) payroll bedrijf:

• Het (uitzend) payroll bedrijf moet de werving en selectie doen
• Medewerker komt in dienst van de (uitzend) payroller
• Uitzend cao is van toepassing
• Geschikt voor korte termijn en voor flexibel personeel

Omdat in deze vorm payrolling en uitzenden soms door elkaar heenlopen, staat deze vorm op gespannen voet met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). In veel gevallen werft en selecteert de (uitzend) payroller niet of nauwelijks en past het toch de uitzend-cao toe.

Hoe zit het me de cao?

In verreweg de meeste gevallen zal een Payroll Back Office bedrijf proberen om de medewerker in te schalen onder de uitzend cao. Volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) kan dat alleen als het Back Office Payroll bedrijf ook echt de werving en selectie van het personeel heeft gedaan. Eerder in dit artikel heb ik beschreven hoe sommige bedrijven daar in de praktijk mee omgaan.

In de payrollmarkt zijn enkele payroll backoffice bedrijven actief die de verloning uitvoeren volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Dat wil zeggen; de cao van het bedrijf waar de medewerker gaat werken, wordt integraal nageleefd.

De belangrijkste kenmerken op een rij:

• (uitzend) Payroll bedrijf brengt vraag en aanbod bij elkaar
• Medewerker treedt in dienst van Payroll Back Office bedrijf
• In veel gevallen is de uitzend-cao van toepassing
• Daardoor is deze constructie vaak alleen geschikt voor flexibel personeel

Deze vorm van payrolling staat op gespannen voet met de intenties van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Immers, het Payroll Backoffice bedrijf heeft in de praktijk geen operationele rol in het werven en selecteren van medewerkers. Toch maken deze bedrijven doorgaans gebruik van de uitzendfaciliteiten.