Hoe bouw ik een goed personeelsdossier op?

Je hebt een aantal personeelsleden in dienst. Van al deze medewerkers heb je belangrijke gegevens verzameld. Het is van belang om dit goed te registreren en een personeelsdossier bij te houden. Maar hoe doe je dit precies?

Het goed opbouwen van een personeelsdossier is wettelijk verplicht. Maar ook sta je sterker wanneer je een medewerker ontslag wilt geven. Wanneer u wilt aantonen dat iemand niet naar behoren functioneert, moet u gegevens over zijn/haar functioneren ter hand kunnen stellen.

Een goed personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen; het individuele personeelsdossier, het salarisdossier en het collectief personeelsdossier.

Individueel personeelsdossierdossier

Een individueel personeelsdossier bestaat ook weer uit verschillende onderdelen. Het is van belang dat deze als volgt opgebouwd wordt:

  • Persoonlijke gegevens: Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat, bank- of gironummer, sollicitatiebrief en CV, kopieën van diploma’s, kopie van identiteitsbewijs, sofinummer, evt. werkvergunning.
  • Rechtspositie: Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken, aanstellingsbrief, arbeidstijden, ondertekend huisreglement, vakantie- en verlofregeling, pensioenvoorziening.
  • Functioneren: Functieomschrijving, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, promotie, afspraken over opleidingen, berispingen / waarschuwingen, loopbaanontwikkeling.
  • Diversen: Geboortekaartjes, trouwkaart, correspondentie met werknemer.

Salarisdossier

Hierin neem je gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen, enz. Hierin bewaar je ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder kun je hierin gegevens opnemen over salaris, bonusregeling, onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer etc.), regeling auto van de zaak, bank- of girorekeningnummer, loonbelastingverklaring.

Collectief personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier bewaar je ziek- en herstelmeldingen, een kopie van alle stamkaarten en de vakantieregistratie per medewerker.

Hoe gaat dit als ik mijn personeel heb ondergebracht bij Payned?

Payned helpt u bij het opbouwen van een dossier. Het grootste gedeelte wordt al gevormd wanneer uw medewerkers in dienst komen bij Payned. Denk hierbij aan het inschrijfformulier met persoonlijke gegevens, de arbeidsovereenkomst en kopie identiteitsbewijs.

Het is van belang om afspraken die u met medewerkers maakt, vast te leggen. Een goed voorbeeld hiervan zijn de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het is van belang dat u altijd een kopie van deze gesprekken naar Payned stuurt, zodat wij dit kunnen toevoegen aan het dossier van de medewerkers.

Gerelateerde blogs

IMG_1639
Jacqueline Russcher

Na mijn uitgebreide interne opleiding, adviseer ik sinds 2013 MKB-ondernemers over het payrollen van hun personeel. Vaak maken we een afspraak om te kijken wat Payned voor uw onderneming kan betekenen. Het uitwisselen van ervaringen is daarin erg belangrijk. Want; pas als je de situatie van een ander goed kent, kun je met een goed advies komen. Benieuwd hoe Payned u van dienst kan zijn? Ik help u graag verder!

Nieuwsbrief

Deze blog interessant? Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Vraag informatiegesprek aan

Payned payrolling blog

Waarom Payned payrolling?

  • Een eigen CAO
  • NEN 4400-1 gecertificeerd
  • Heldere payroll tarieven
  • Ervaren adviseurs
  • Justitie erkend

Certificeringen

Stichting Normeringsarbeid VPO Vereniging Payroll Ondernemingen
Justitie Erkend Beveiligingsbedrijf Urgenda Samen Sneller Duurzaam

Vraag vrijblijvend een informatiegesprek aan met een payroll adviseur »

© 2017 Payned payrolling