Een dossier; daar zit wat in!

Vaak wordt er niet aan gedacht en/of het nut er niet van ingezien om deze afspraken daadwerkelijk vast te leggen en aan ons, Payned, door te geven. In deze blog vertel ik wat er in een dossier zit en waarom het belangrijk is het actueel te houden.

De medewerkers die via Payned bij een bedrijf werken, weten dat er standaard een aantal basisgegevens in het dossier zitten. Zoals:

• Het ingevulde inschrijfformulier, jij vult de voorkant in en de ondernemer waarvoor je werkt, de achterkant. Hierop staan de belangrijkste afspraken voor het dienstverband al benoemd.
• Een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort van de medewerker. Hier zetten zowel de medewerker als de ondernemer een handtekening op.
• Een studentenpas, of bewijs van inschrijving indien je studeert. Dit is belangrijk om bij controles van de Belastingdienst en/of NEN te kunnen aantonen dat de medewerker echt een voltijd student is.Waarom dit zo van belang is kun je in de blog Het inschrijven van medewerkers lezen.

Naast de bovenstaande basisgegevens is het van belang dat alle afspraken die er tijdens het dienstverband worden gemaakt, netjes vastgelegd worden. Het maakt in dit geval niet uit of je rechtstreeks bij de onderneming in dienst bent, of dat je via Payned werkt.

Het schriftelijk vastleggen van afspraken is belangrijk om discussies te voorkomen. Een goed voorbeeld zijn de functionerings- of beoordelingsgesprekken die je hebt gehad. Aan de hand van deze gesprekken overleg je bijvoorbeeld dat je gaat toewerken naar een bepaald doel. Het zou jammer zijn dat je een beloning misloopt doordat er een misverstand is over wat de doelstelling nu precies was!

Is er iets afgesproken? Zorg dat dit even uitgetypt wordt, zet er een krabbel onder en vraag de ondernemer waarvoor je werkt hetzelfde te doen. Stuur dit vervolgens op naar je betreffende relatiebeheerder. Zo zijn de afspraken voor iedereen duidelijk en heb je nooit discussie.