Een dossier; daar zit wat in!

In het midden- en kleinbedrijf gaan ondernemers en medewerkers er vaak vanuit dat het wel goed zit met alle afspraken die mondeling gemaakt worden. Een logische gedachte, afspraak is immers afspraak. Toch is het belangrijk om afspraken vast te leggen in een dossier.

dossieropbouw

Vaak wordt er niet aan gedacht en/of het nut er niet van ingezien om deze afspraken daadwerkelijk vast te leggen en aan ons, Payned, door te geven. In deze blog vertel ik wat er in een dossier zit en waarom het belangrijk is het actueel te houden.

Vastleggen basisgegevens

De medewerkers die via Payned bij een bedrijf werken, weten dat er standaard een aantal basisgegevens in het dossier zitten. Zoals:

  • Het ingevulde inschrijfformulier, jij vult de voorkant in en de ondernemer waarvoor je werkt, de achterkant. Hierop staan de belangrijkste afspraken voor het dienstverband al benoemd.
  • Een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort van de medewerker. Hier zetten zowel de medewerker als de ondernemer een handtekening op.
  • Een studentenpas, of bewijs van inschrijving indien je studeert. Dit is belangrijk om bij controles van de Belastingdienst en/of NEN te kunnen aantonen dat de medewerker echt een voltijd student is.Waarom dit zo van belang is kun je in de blog Het inschrijven van medewerkers lezen.

Afspraken vastleggen

Naast de bovenstaande basisgegevens is het van belang dat alle afspraken die er tijdens het dienstverband worden gemaakt, netjes vastgelegd worden. Het maakt in dit geval niet uit of je rechtstreeks bij de onderneming in dienst bent, of dat je via Payned werkt.

Het schriftelijk vastleggen van afspraken is belangrijk om discussies te voorkomen. Een goed voorbeeld zijn de functionerings- of beoordelingsgesprekken die je hebt gehad. Aan de hand van deze gesprekken overleg je bijvoorbeeld dat je gaat toewerken naar een bepaald doel. Het zou jammer zijn dat je een beloning misloopt doordat er een misverstand is over wat de doelstelling nu precies was!

Is er iets afgesproken? Zorg dat dit even uitgetypt wordt, zet er een krabbel onder en vraag de ondernemer waarvoor je werkt hetzelfde te doen. Stuur dit vervolgens op naar je betreffende relatiebeheerder. Zo zijn de afspraken voor iedereen duidelijk en heb je nooit discussie.

Ziekte

Wanneer je ziek bent moet je dit doorgeven aan de werkgever waarvoor je daadwerkelijk werkt, je feitelijke werkgever, en ook aan ons, je juridisch werkgever. We noteren dan wat er aan de hand is en wat we er aan kunnen doen om je weer snel op de been te krijgen. Al deze gegevens leggen we vast en voegen we bij je dossier. Dit geldt onder andere ook wanneer je bijvoorbeeld zwanger bent. Geef dit op tijd aan ons door en wij zullen in dit geval voor de WAZO-uitkering zorgen. Indien het er naar uitziet dat het om een ernstige of langdurige ziekte gaat, beschikken wij over verscheidende arbo-artsen over het gehele land. Wij kunnen deze op tijd inzetten om zo het juiste advies te geven.

Gerelateerde blogs

_DSC5436
Marja van der Haar

Sinds september 2015 ben ik werkzaam bij Payned payrolling als relatiebeheerder. Werken bij Payned betekent in de eerste plaats aan de slag voor onze klanten, hen met raad en daad ondersteunen bij het personeelsbeheer en de complete personeels- en salarisadministratie van hen overnemen. Inmiddels heb ik een groot aantal klanten onder mij waar ik met veel plezier mee samenwerk. Sinds april 2017 volg ik de bachelor Human Resource Management waarmee ik mijzelf nog meer hoop te ontwikkelen op het personeelsgebied.

Nieuwsbrief

Deze blog interessant? Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Vraag informatiegesprek aan

Payned payrolling blog

Waarom Payned payrolling?

  • Een eigen CAO
  • NEN 4400-1 gecertificeerd
  • Heldere payroll tarieven
  • Ervaren adviseurs
  • Justitie erkend

Certificeringen

Stichting Normeringsarbeid VPO Vereniging Payroll Ondernemingen
Urgenda Samen Sneller Duurzaam

Vraag vrijblijvend een informatiegesprek aan met een payroll adviseur »

© 2018 Payned payrolling