Waarom bouw je een personeelsbestand op?
Hoe je een personeelsdossier opbouwt is belangrijk. Maar waarom zou je een personeelsbestand opbouwen? Daar zijn verschillende redenen voor en zowel voor werkgever en werknemer belangrijk.
- Wettelijk verplicht: Het opbouwen van een dossier is in Nederland wettelijk verplicht. De dossiers moeten voldoen aan bepaalde regelgeving met betrekking tot privacy en arbeidsrecht.
- Goed personeelsbeheer: Een goed opgebouwd personeelsdossier biedt een overzicht van de professionele geschiedenis van een werknemer, zoals prestaties, trainingen, promoties en disciplinaire maatregelen. Dit kan werkgevers helpen bij het effectief beheren en evalueren van hun personeelsbestand.
- Juridische bescherming: Het bijhouden van gedocumenteerde prestaties, communicatie en disciplinaire acties biedt namelijk juridische bescherming voor zowel werkgevers als werknemers. Het kan als bewijsmateriaal dienen in het geval van geschillen, zoals ontslagzaken of andere arbeidsconflicten.
- Ontwikkeling en feedback werknemer: Het personeelsdossier dienst als basis voor prestatiebeoordelingen en het geven van feedback aan werknemers. Het helpt werkgevers bij het identificeren van sterke punten en ontwikkelingsgebieden, waardoor ze beter in staat zijn om loopbaanontwikkeling te ondersteunen.
- Successieplanning: Het dossier biedt inzicht in de vaardigheden en ervaring van werknemers, kan een werkgever gemakkelijker successieplanning uitvoeren. Dit is vooral belangrijk voor het identificeren en ontwikkelen van interne kandidaten voor sleutelposities binnen het bedrijf.
- Bedrijfscontinuïteit: Het opbouwen van personeelsdossiers draagt bij aan de continuïteit binnen een organisatie. Het zorgt ervoor dat belangrijke informatie over werknemers beschikbaar blijft, zelfs als individuele managers van positie veranderen.
- Loonadministratie: Personeelsdossiers bevatten vaak informatie over salarissen, bonussen, arbeidscontracten en andere financiële aspecten. Dit is cruciaal voor een nauwkeurige loonadministratie en naleving van belastingregelgeving.
Individueel personeelsdossier opbouwen
Het goed opbouwen van een personeelsdossier is wettelijk verplicht. Maar ook sta je sterker wanneer je een medewerker ontslag wilt geven. Wanneer je wilt aantonen dat iemand niet naar behoren functioneert, moet je gegevens over zijn/haar functioneren ter hand kunnen stellen.
Een goed personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen:
- het individuele personeelsdossier
- het salarisdossier
- en het collectief personeelsdossier
Opbouw individueel personeelsdossier
Een individueel personeelsdossier bestaat ook weer uit verschillende onderdelen. Het is van belang dat deze als volgt opgebouwd wordt:
- Persoonlijke gegevens: Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat, bank- of gironummer, sollicitatiebrief en CV, kopieën van diploma’s, kopie van identiteitsbewijs, sofinummer, evt. werkvergunning.
- Rechtspositie: Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken, aanstellingsbrief, arbeidstijden, ondertekend huisreglement, vakantie- en verlofregeling, pensioenvoorziening.
- Functioneren: Functieomschrijving, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, promotie, afspraken over opleidingen, berispingen / waarschuwingen, loopbaanontwikkeling.
- Diversen: Geboortekaartjes, trouwkaart, correspondentie met werknemer.
Salarisdossier opbouwen
Hierin neem je gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen, enz. Hierin bewaar je ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder kun je hierin gegevens opnemen over salaris, bonusregeling, onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer etc.), regeling auto van de zaak, bank- of girorekeningnummer, loonbelastingverklaring.
Opbouw collectief personeelsdossier
Naast het opbouwen van een individueel personeelsdossier en het salarisdossier, bouw je ook een collectief personeelsdossier op. In het collectieve personeelsdossier bewaar je ziek- en herstelmeldingen, een kopie van alle stamkaarten en de vakantieregistratie per medewerker.
Een personeelsdossier opbouwen met behulp van Payned
Hoe gaat dit als ik mijn personeel heb ondergebracht bij Payned? Payned helpt je bij het opbouwen van een personeelsdossier. Het grootste gedeelte wordt al gevormd wanneer je medewerkers in dienst komen bij Payned. Denk hierbij aan het inschrijfformulier met persoonlijke gegevens, de arbeidsovereenkomst en het kopie identiteitsbewijs.
Het is van belang om afspraken die je met medewerkers maakt, vast te leggen. Een goed voorbeeld hiervan zijn de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het is van belang dat je altijd een kopie van deze gesprekken naar Payned stuurt, zodat wij dit kunnen toevoegen aan het dossier van de medewerkers.
Sinds mei 2019 bekleed ik de functie van ‘hoofd relatiebeheer’ bij Payned. Naast de taken die ik als relatiebeheerder blijf doen is mijn hoofdtaak als leidinggevende van de afdeling het creëren van de juiste werkomstandigheden, dus ervoor zorgen dat mijn collega’s hun werk effectief en efficiënt kunnen en vooral blijven doen. Hiervoor heb ik in 2020 een opleiding gevolgd en met succes afgerond. Daarnaast fungeer ik als vraagbaak voor mijn collega’s en ondersteun ik hun waar nodig. Deze werkzaamheden vergen extra tijd en aandacht, maar geven tegelijkertijd ook meer diepgang in dagelijkse werk.
Hoofd relatiebeheer
Contact opnemen
Gerelateerde blogberichten
