Hoe lang hebben mijn medewerkers of collega’s afgelopen week gewerkt? Dat is een vraag die voor alle organisaties van belang is. Of het nu de bakker op de hoek betreft, een multinational of een overheidsorganisatie. Urenverantwoording is noodzakelijk, in ieder geval om je mensen te kunnen verlonen.

Welke info is nu écht relevant..

Het is echter ook belangrijk om personeelskosten inzichtelijk te krijgen en te beheersen. Veel organisaties werken nog met papieren urenlijsten en/of urenbriefjes die foutgevoelig zijn. Ook worden er vaak oplossingen ingezet die nodeloos complex zijn.

Hoe de urenverantwoording ingezet wordt is afhankelijk van de behoefte die je als organisatie hebt. Is het alleen belangrijk dat de uren simpel verloond worden? Of wil je juist de productie per gewerkt uur op een productielijn in kaart brengen? En als je die informatie hebt, kun je of doe je daar dan wat mee? Dit klinkt als een vreemde vraag. Het gebeurt echter regelmatig dat organisaties een overschot aan informatie hebben waar ze niets mee kunnen of niets mee doen. Verder wil je voorkomen dat er grote bedragen gevraagd worden voor hardware, consultancy en trainingen. Dit hoeft namelijk niet! Ga op zoek naar een leverancier met een servicemodel, dan zijn je kosten vooraf inzichtelijk en hoef je geen investeringen te doen. Tot slot is het belangrijk dat je een leverancier zoekt die de juiste vragen stelt. Je wil namelijk een oplossing die aansluit bij je behoefte maar ook gebruiksvriendelijk is.

Payned heeft Nedap Pep gevonden als partner als het gaat om tijdregistratie. Pep heeft urenverantwoording teruggebracht tot een simpel proces. Hierbij vult de medewerker online zijn uren in of klokt hij in en uit. Eens per week keurt de leidinggevende de gewerkte uren. En Payned verloont de goedgekeurde uren. Pep is webbased en real-life. Dus op ieder moment kan je zien waar je medewerkers aan het werk zijn door in te loggen op de website.

Toegevoegde waarde, geen overbodige ballast
Wat is nou belangrijk bij het digitaliseren van de urenverantwoording? Ten eerste moet de oplossing tijd opleveren en geen tijd kosten. Het handmatig invoeren van urenlijsten in een spreadsheet is daarom ook niet meer van deze tijd. Ten tweede wil je dat het overzicht verschaft in je proces. Je wilt tonen waar je loonkosten werkelijk zitten. Verder moet het registreren van de uren niet als last worden ervaren maar als “part of the job”. En het allerbelangrijkste: het moet simpel zijn. Simpel in dagelijks gebruik en simpel in te richten.

Een bijdrage van Nedap Pep

Dit is een gastblog geschreven door Dominic Stremmelaar, verantwoordelijk voor implementatie bij Nedap PepNedap ontwikkelt intelligente technologische oplossingen voor relevante thema’s. Pep is de jongste marktgroep van Nedap en dé oplossing voor het registreren van uren.

Sinds mei 2019 bekleed ik de functie van ‘hoofd relatiebeheer’ bij Payned. Naast de taken die ik als relatiebeheerder blijf doen is mijn hoofdtaak als leidinggevende van de afdeling het creëren van de juiste werkomstandigheden, dus ervoor zorgen dat mijn collega’s hun werk effectief en efficiënt kunnen en vooral blijven doen. Hiervoor heb ik in 2020 een opleiding gevolgd en met succes afgerond. Daarnaast fungeer ik als vraagbaak voor mijn collega’s en ondersteun ik hun waar nodig. Deze werkzaamheden vergen extra tijd en aandacht, maar geven tegelijkertijd ook meer diepgang in dagelijkse werk.

Sander Schaeffer

Hoofd relatiebeheer

Contact opnemen
Gerelateerde blogberichten