De netto kilometervergoeding is een onbelaste vergoeding die werkgevers in Nederland aan hun werknemers kunnen geven voor de kilometers die zij rijden voor werkgerelateerde activiteiten. Deze vergoeding is bedoeld om de kosten te dekken die werknemers maken voor hun woon-werkverkeer en andere zakelijke kilometers die zij met hun eigen vervoer afleggen.
Woon-Werkverkeer – netto kilometervergoeding
De meeste mensen reizen voor hun werk. Veelal gaat het om het dagelijkse woon-werkverkeer. Maar ook zakelijke reizen of reizen voor een opleiding die je voor het werk volgt vallen hieronder. Afhankelijk van de gemaakte afspraken en de branche waarin je werkt, worden deze reiskosten vergoed. Je hebt daar alleen recht op als hierover afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling staan. Als dat zo is, dan moet jouw werkgever reiskosten betalen.
De belangrijkste punten van de netto kilometervergoeding zijn als volgt:
Maximale onbelaste vergoeding
De Belastingdienst stelt een maximale onbelaste kilometervergoeding vast en bestaat er een gerichte vrijstelling. Vanaf 1 januari 2024 is deze vergoeding verhoogd naar €0,23 per kilometer.
Werkgevers kunnen ervoor kiezen om een hogere vergoeding te geven, maar het bedrag boven de €0,23 per kilometer wordt beschouwd als belastbaar loon en daar betaal je dus belasting over. Ga je met je de auto of met het openbaar vervoer naar je werk? Dan kun je de kosten die je maakt vaak als reiskosten voor woon-werkverkeer vergoed krijgen.
Toepassingsgebied
De vergoeding kan worden gegeven voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers die met een privévoertuig worden gereden.
Dit geldt voor auto’s, fietsen, scooters, en andere vervoersmiddelen.
Reiskostenvergoeding openbaar vervoer
Reis je met het openbaar vervoer naar je werk? Als je recht hebt op een reiskostenvergoeding, dan kan jouw werkgever kiezen tussen belastingvrij vergoeden van:
- Het aantal gemaakte kilometers tot maximaal € 0,23 per kilometer
- De gemaakte reiskosten, bijvoorbeeld een treinkaart
Fiets van de zaak
Net als een leaseauto, is het ook mogelijk om een leasefiets te verkrijgen. De bijtelling voor fietsen is vastgesteld op 7%. Dat betekent dat je al voor een paar euro per maand een (elektrische) fiets van de zaak kunt rijden en de fiets mag je ook privé mag gebruiken.
Administratieve vereisten
Werkgevers moeten een goede administratie bijhouden van de kilometers die hun werknemers rijden om in aanmerking te komen voor de onbelaste kilometervergoeding. Dit omvat een overzicht van de gemaakte ritten, inclusief het aantal kilometers per rit en het doel van de rit.
Fiscaal voordeel
Voor werknemers is de netto kilometervergoeding aantrekkelijk omdat zij geen belasting hoeven te betalen over de ontvangen vergoeding tot het maximum bedrag.
Voor werkgevers kan het aanbieden van een kilometervergoeding een middel zijn om werknemers tegemoet te komen in de reiskosten zonder extra belastingdruk te creëren.
De netto kilometervergoeding is een veelgebruikte regeling die zowel werknemers als werkgevers voordelen biedt. Werknemers krijgen een vergoeding voor hun reiskosten zonder dat zij hierover belasting hoeven te betalen, en werkgevers kunnen hun werknemers ondersteunen zonder extra loonbelasting te hoeven afdragen over deze vergoedingen, zolang ze binnen de gestelde grenzen blijven.
Verschillen tussen sectoren
Sommige sectoren en cao’s kunnen afwijkende afspraken hebben over kilometervergoedingen. Het is dus belangrijk om te controleren welke afspraken binnen een specifieke sector gelden.
Rittenregistratie doorgeven aan Payned
Van alle bedrijven die met ons samenwerken, is Payned juridisch werkgever van de medewerkers. Daarom zijn wij verplicht de kilometerregistratie van iedere medewerker te op te slaan in onze administratie. Om de gereden kilometers te verantwoorden, moet de medewerker dus een sluitende rittenregistratie bijhouden.
Ontvang je een kilometervergoeding, dan moet je iedere periode het aantal kilometers bijhouden waarvoor je een vergoeding ontvangt. Deze rittenregistratie moet je iedere periode per mail aan ons doorgeven. Voor de woon- werkkilometers die de medewerker kan declareren hoeft geen rittenregistratie te worden bijgehouden.
Ben je als medewerker of ondernemer geïnteresseerd in een handig document om de kilometers bij te houden, download deze dan gratis vanaf ‘Inloggen & Support’. Wanneer je zelf de kilometers bijhoudt, let er dan op dat de volgende punten worden benoemd:
- Datum
- Begin kilometerstand
- Adres vertrekpunt
- Adres aankomst
- Eind kilometerstand
Sinds mei 2019 bekleed ik de functie van ‘hoofd relatiebeheer’ bij Payned. Naast de taken die ik als relatiebeheerder blijf doen is mijn hoofdtaak als leidinggevende van de afdeling het creëren van de juiste werkomstandigheden, dus ervoor zorgen dat mijn collega’s hun werk effectief en efficiënt kunnen en vooral blijven doen. Hiervoor heb ik in 2020 een opleiding gevolgd en met succes afgerond. Daarnaast fungeer ik als vraagbaak voor mijn collega’s en ondersteun ik hun waar nodig. Deze werkzaamheden vergen extra tijd en aandacht, maar geven tegelijkertijd ook meer diepgang in dagelijkse werk.
Hoofd relatiebeheer
Contact opnemen
Gerelateerde blogberichten
