Payrolling, het klinkt je als muziek in de oren. Geen gedoe meer met de personeel- en salarisadministratie, af van alle werkgeversrisico’s en zeker weten dat alles voor jou en je personeel goed geregeld is. Voor het overnemen van de arbeidsrechtelijke risico’s en het uitvoeren van de salaris- en personeelsadministratie wordt door het payrollbedrijf een vergoeding berekend. Maar hoe zijn de payroll kosten opgebouwd en waar moet je rekening mee houden?
Waar bestaan de payroll kosten uit?
Verschil in berekening in kosten payrolling
Er zit veel verschil in kosten bij payrolling. Het ene payrollbedrijf werkt met andere tarieven dan de ander. Maar let ook vooral heel goed op wat er allemaal zit verwerkt in deze payroll tarieven. Bij sommige payroll tarieven is alles inbegrepen en bij andere payrollers moet je voor bepaalde kosten weer apart afrekenen.
Bij Payned hebben we alle kosten van het in dienst hebben van personeel, teruggerekend naar een opslagpercentage over het bruto uurloon van de medewerker. Dit noemen we een loonsomfactor of payroll factor. Hier zitten dus alle werkgeverslasten in verwerkt. Op de afbeelding onder payroll componenten is duidelijk te zien hoe deze kosten zijn opgebouwd.
Let op: De goedkoopste is onder aan de streep meestal niet de beste! Wil je een uitgebreide indicatie ontvangen. Vraag dan vrijblijvend een kostenindicatie aan.
Hoe worden de payroll tarieven vastgesteld?
De payroll kosten worden bepaald door een aantal factoren. Het payrolltarief komt tot stand door het bruto uurloon van een medewerker te vermenigvuldigen met een factor. Binnen deze factor zijn alle kosten van het in dienst hebben van personeel opgenomen. De volgende zaken zitten onder andere in de factor verwerkt:
- Vakantiedagen
- Vakantiegeld
- Loonbelasting en alle overige werkgeverslasten
- Het volledige ziekterisico
- Loondoorbetaling bij ziekte gedurende twee jaar
- Feestdagen (indien van toepassing)
- Kort verzuim
- Bijzonder verlof
- De arbodienst en alle hieraan verwante verplichtingen, zoals Wet Verbetering Poortwachter
- Een goede scholingsregeling
- Pensioen
- De volledige administratie
- Te allen tijde gratis P&O advies
Verder is de exacte factor afhankelijk van verschillende zaken. Bij deze factoren kun je onder andere denken aan zaken als de branche waarin je actief bent (cao die moet worden toegepast). Daarnaast is het aantal gewerkte uren door de medewerkers van toepassing, maar bijvoorbeeld ook ziekteverzuim.
De tarieven van Payned liggen beneden het marktgemiddelde. Gecombineerd met de voordelen in onze automatisering en inkoop van ziekteverzuimverzekeringen kunnen we de kosten laag houden. Het tarief wat je betaald voor payrolling hangt af van een aantal verschillende factoren.
Wil je het exacte verschil in kosten weten? Wij maken graag een berekening voor je.
Verschil in branche
Denk hierbij aan zaken als bijvoorbeeld de branche waarin je actief bent en of er een cao moet worden nageleefd. Hier in staan zaken zoals vakantiedagen, leeftijdsgebonden dagen of kan een adv regeling zijn opgenomen.
In sommige cao’s staan veel van dit soort regelingen. Dit kan invloed hebben op de personeelskosten en het tarief dat wij als payroller rekenen.
Verschil in ‘soort’ medewerker
Daarnaast zit er ook nog verschil in type medewerkers. Medewerkers van 18 jaar of jonger bouwen bijvoorbeeld geen pensioen op, wat resulteert in een afwijkend tarief.
Geen volledig jaar aan kosten bij payrolling
Waar ondernemers zich vaak in vergissen als ze de tarieven van payrolling vergelijken met de verloning in eigen beheer, is dat je bij payrolling geen 52 weken per jaar kosten hebt. We noemen dit ‘improductiviteit’; de momenten waarop een medewerker niet productief is, maar je bij de verloning in eigen beheer een medewerker wel door moet betalen. Bij payrolling ontvang je op deze momenten geen factuur. Denk hierbij aan ziekte van een medewerker, feestdagen, vakantie, bijzonder verlof, kort verzuim, etc.
Kosten-componenten van payroll
De payroll kosten bestaan uit verschillende componenten. Deze kunnen variëren afhankelijk van de specifieke afspraken tussen de payroller, de inlenende organisatie en de werknemer. Over het algemeen kunnen de kosten van payroll als volgt worden opgebouwd en uitgesplitst:
- Bruto loon van weknemer
- Werkgeverslasten
- Pensioenbijdrage
- Administratieve kosten van de payrollonderneming
- Risicopremie
- Overige kosten payrolling
Bruto loon van de werknemer
Dit is het basisloon dat aan de werknemer wordt betaald op basis van de overeengekomen arbeidsduur en eventuele toeslagen voor overuren.
Werkgeverslasten
Hieronder vallen bijvoorbeeld de sociale premies en belastingen die de werkgever moet afdragen, zoals premies voor de sociale zekerheid en de zorgverzekeringswet.Vakantiegeld en vakantiedagen: De kosten voor vakantiegeld (meestal 8% van het bruto jaarsalaris) en eventuele extra kosten voor vakantiedagen.
Pensioenbijdrage
Als er een pensioenregeling van toepassing is, omvat dit de werkgeversbijdrage aan het pensioenfonds.
Administratieve kosten van de payrollonderneming
De payrollonderneming rekent vaak administratieve kosten voor het beheren van de loonadministratie, het opstellen van arbeidsovereenkomsten, maar ook voor het eventueel afhandelen van juridische aspecten.
Risicopremie
Soms wordt een risicopremie toegevoegd, waarbij de payrollonderneming een marge op de totale loonkosten berekent als compensatie voor de overgenomen werkgeversrisico’s.
Overige kosten payrolling
Dit kunnen kosten zijn die specifiek zijn voor bepaalde sectoren of overeengekomen extra diensten, zoals kosten voor opleidingen of verzekeringen.
Om de kosten van payrolling uit te kunnen splitsen, is het essentieel om duidelijke afspraken te maken en transparante communicatie te hebben tussen de payroller, de inlenende organisatie en de werknemer. In sommige gevallen kan het handig zijn om een gedetailleerde specificatie van de kosten te ontvangen, zodat alle betrokken partijen begrijpen hoe de payroll kosten zijn opgebouwd. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.
Improductiviteit; wat houdt het in?
De letterlijke betekenis van improductiviteit is ‘weinig of niets voortbrengend’. Bij payrolling houdt dit in dat wanneer een medewerker geen arbeid verricht, je ook geen factuur ontvangt.
Veel ondernemers vergeten dit vaak mee te nemen in hun berekening als ze payrolling overwegen. Er zijn verschillende situaties wanneer de medewerker niet werkt, maar jij (wanneer je geen gebruik maakt van payrolling) wel door moet betalen.
Onder improductiviteit voor de berekening van payroll kosten verstaan we:
- Vakantiedagen
- Feestdagen
- Ziekte
- Bijzonder verlof
- Kort verzuim
Weten wat payrolling voor jou kost op jaarbasis?
Vakantiedagen
Wanneer een medewerker met vakantie gaat, moet je deze doorbetalen. De medewerker bouwt naast zijn/haar vakantiegeld, vakantiedagen op.
Bij payrolling reserveert Payned 25 vakantiedagen voor de medewerker. Wanneer hij/zij op vakantie gaat, betalen wij deze dagen uit aan de medewerker. Jij ontvangt hier geen factuur van. Dit is een voorbeeld van improductiviteit. Normaal gesproken zou je moeten betalen als de medewerker met vakantie is, nu heb je geen kosten.
Feestdagen
Wanneer je bedrijf op een feestdag gesloten is, heeft de medewerker recht op doorbetaling. Bij payrolling heb je op een feestdag geen kosten; Payned betaald de medewerker door op een feestdag.
Ziekte
Bij ziekte moet je de medewerker vaak de eerste 2,4 of 6 weken doorbetalen. Tevens moet je vervanging regelen. Bij Payned zorgen wij ervoor dat je zieke medewerker doorbetaald krijgt. Dit is ons risico. Tevens hoef je zelf geen arbo-arts in te schakelen. Ook dit regelen wij. Wij sturen je hier geen factuur van.
Bijzonder verlof / Kort verzuim
Wanneer de medewerker een bruiloft heeft, of een andere dag waarvoor hij/zij bijzonder verlof krijgt, geldt hetzelfde als met vakantie; de medewerker is vrij en jij ontvangt voor deze dag geen factuur.
Ditzelfde geldt voor een tandarts- of doktersbezoek. Hier staat kort verzuim voor.
Op al deze dagen is de medewerker improductief en zou je de medewerker normaalgesproken moeten betalen. Bij payrolling betaal je hier al voor in de afgesproken factuurprijs per gewerkt uur. Wanneer de medewerker dan improductief is, heb je geen extra kosten meer en hoef je niets te reserveren.
De gemiddelden
In het algemeen kan gesteld worden dat payrolling duurder is dan verlonen in eigen beheer. In een jaar zonder ziekte, stijgen de totale personeelskosten met enkele procenten.
Echter, een jaar zonder enige vorm van ziekte, bijzonder verlof of kort verzuim komt bijna niet voor. Wanneer er veel ziekte is, zakken de totale personeelskosten wanneer de medewerkers op de payroll staan. In het algemeen kun je ook stellen; hoe meer verzuim en ‘bijzondere’ administratieve handelingen je in een jaar hebt, hoe gunstiger payrolling wordt.
Een vaste prijs per uur
Met ons spreek je voor iedere medewerker een vast uurtarief af. Ieder uur die de medewerker daadwerkelijk werkt, krijg je van ons gefactureerd. Is de medewerker ziek, met vakantie of anderszins niet in staat om te werken? Dan is dit ons risico. Wij betalen de medewerker 100% door en sturen hiervoor geen nota.
Vergelijk de kosten
In het uurtarief reken je ieder uur af met alle risico’s en de volledige administratie. Als we met ondernemers spreken over de kosten, dan bepalen we hoeveel uren de medewerkers daadwerkelijk productief zijn. Enkel voor deze uren krijg je een factuur.
Ook kijken we naar de kosten van de salarisadministratie, verzekeringen, het eigen risico binnen de verzekering, de arbodienst, het pensioen, etc.
Als we vervolgens alle personeelskosten van een eigen verloning bij elkaar optellen, dan kun je een goed vergelijk maken.
Is payrolling duurder dan een verloning in eigen beheer? Gemiddeld is payrolling tussen de 2 en de 4% duurder. Deze vraag is echter niet eenduidig te beantwoorden. Sterker nog, de kosten verschillen per branche en per bedrijf. Dit komt doordat de werkgeverslasten en sociale premies per branche verschillen. Ook hebben je eigen afspraken met de verzuimverzekeraar en salarisadministrateur grote invloed op de kostprijs van je personeel.
Weten wat payrolling in jouw geval kost? Vraag een vrijblijvend gesprek aan.
Algemeen directeur
Contact opnemen