Wil je je als werkgever meer kunnen concentreren op je kernactiviteiten? En juridische en administratieve verplichtingen met betrekking tot personeel graag uitbesteden? Dan is payrolling zeker het overwegen waard. Natuurlijk gaat dat niet over één nacht ijs. Je zet zaken voor jezelf op een rijtje. We leggen je dan ook graag de payroll voor- en nadelen uit.
Hoe werkt payrolling?
Al zeker 20 jaar is payrolling een bekend fenomeen in Nederland. Al veel bedrijven maken er gebruik van, maar lang niet iedereen weet wat payrolling is. Met payrolling besteedt een werkgever het formele werkgeverschap uit aan een payrollbedrijf. Dit betekent dat het payrollbedrijf verantwoordelijk wordt voor taken zoals salarisadministratie, belastingaangiften en het afdragen van sociale premies, terwijl de werkgever de operationele controle en leiding over de werknemers behoudt. Het payrollbedrijf neemt de juridische en administratieve verplichtingen met betrekking tot het personeel over, waardoor de opdrachtgever zich kan concentreren op zijn kernactiviteiten.
Wel je eigen personeel maar niet de werkgeversverantwoordelijkheid
Als ondernemer beschik je dus gewoon over je eigen personeel. Dit werf en selecteer je zelf en je houdt je bezig met de operationele bedrijfsvoering. Denk aan de personeelsplanning en de manier waarop de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Alleen de payroller draagt werkgeversverantwoordelijkheid en niet de ondernemer. Als ondernemer betaal je een uurtarief aan het payrollbedrijf voor de inzet van de medewerkers. De administratie, risico’s en overige werkgeversverplichtingen verleg je op deze manier naar het payrollbedrijf.
Payrolling brengt een aantal grote voordelen met zich mee.
Een goede afweging tussen payroll voor- en nadelen
Voordelen van payrolling
Een aantal van de belangrijkste voordelen van payroll komen voort uit de complexiteit die het werkgeverschap vandaag de dag met zich meebrengt. Omdat je naast het ‘runnen’ van je zaak je ook werkgever bent en dat verantwoordelijkheden en risico’s met zich mee brengt. Een payroller neemt dit verregaand uit handen.
Deze voordelen van payroll zijn:
- Gemak
- Flexibiliteit
- De payroller draagt de risico’s
- Overzicht en inzicht in de personeelskosten
- Je werft zelf je personeel
- Ook vaste medewerkers payrollen
- HR en juridisch advies
Het gemak van payrolling
Eén van de grootste voordelen van payroll is gemak. Je besteedt namelijk de volledige personeel- en salarisadministratie uit waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Eens per periode geef je de uren door en daarmee is alles geregeld. (Wanneer je medewerkers standaard uren hebben, hoef je deze ook niet eens iedere periode door te geven).
Je hoeft je niet meer bezig te houden met de personeelszaken, maar je kunt je volledig focussen op datgene wat je het liefst doet; ondernemen. Dit zorgt voor een behoorlijke tijdsbesparing. Ook ben je in één keer af van alle facturen en aangifteformulieren van instanties als de Belastingdienst, diverse verzekeraars, het UWV, de arbodienst, etc. Gemakkelijker kan niet.
Flexibiliteit van payroll
Met payrolling kun je, net als wanneer je medewerkers zelf in dienst hebt, je medewerkers drie contracten in drie jaar tijd aanbieden.. (Let op: naast je flexibele personeel, neemt Payned ook je vaste medewerkers over. Payroll is dus niet alleen voor flexibiliteit). Heb je als werkgever nieuw personeel nodig? Dan kun je eenvoudig een nieuwe medewerker aannemen. Of ontbindt je de payroll-overeenkomst als je juist afscheid wilt nemen.
De payroller draagt de risico’s.
Ook een voordeel van payroll is het beperken van risico voor jou al ondernemer. Bij payrolling worden namelijk je arbeidsrechtelijke risico’s overgenomen. Door je medewerkers op de payroll te zetten, beperk je ondernemersrisico’s. Denk hierbij aan bijvoorbeeld loondoorbetaling bij ziekte van je medewerkers. Dit doorbetalen kan soms jarenlang doorgaan. Daarnaast kunnen er kosten bijkomen van een re-integratie en een Arbo arts. Wanneer je medewerkers op de payroll staan, zijn deze kosten niet voor jou. Het payrollbedrijf betaalt de medewerkers dan volledig door. Dit kan tevens behoorlijk schelen in de kosten.
Ook het verlof van de medewerkers, juridische ondersteuning bij een conflictoplossing en het naleven van juridische verplichtingen vallen hieronder.
Payrolling biedt overzicht in de kosten
Doordat je bij payrolling per gewerkt uur afrekent met alle kosten van het in dienst hebben van personeel, heb je duidelijk overzicht in je kosten. Dit is erg handig bij het maken van de planning en voor de structuur in je onderneming.
Je ontvangt periodiek één factuur voor de complete personeels- en salariskosten. Geen kosten meer achteraf dus. Dit zorgt voor financieel overzicht en is ideaal voor je personeelsplanning. Een mooi voordeel van payroll dus.
Je werft je eigen personeel
Bij payrolling geef je de volledige personeelsadministratie uit handen. Maar in tegenstelling tot uitzenden heb je wel controle over de werving van je eigen personeel. Je bent hierin dus niet afhankelijk van de keuze van het payrollbedrijf. Het personeel valt onder de cao van jouw bedrijf. Bij een uitzendkracht valt de medewerker onder de cao van het uitzendbureau.
Payrollen van vaste medewerkers
Goed om te weten is dat bij Payned je, als één van de weinige payrollbedrijven, ook je vaste medewerkers op de payroll kunt zetten. Waarom dit zo’n voordeel is van payroll? Zo hoef je niet alsnog voor je vaste medewerkers een loonadministratie op te zetten en besteed je alle risico’s uit; het grootste risico ligt immers bij je vaste medewerkers.
HR en juridisch advies
Wanneer je gaat payrollen, dan beschik je in één klap over een professionele externe afdeling personeelszaken. Bij Payned krijg je de beschikking over een vaste relatiebeheerder. Eén vast aanspreekpunt van jouw en je werknemers.
Nadelen van payroll
De wet keten-aansprakelijkheid (WKA)
Je medewerkers komen in dienst van de payroller. Je moet dus zeker weten dat dit bedrijf aan al haar verplichtingen voldoet. De loonheffing betalen bijvoorbeeld. Zou dit niet gebeuren dan kan de Belastingdienst alsnog een naheffing doen bij jouw bedrijf. Zoek hierin zekerheid.
Het is daarom belangrijk een veilige, betrouwbare payroll partner te kiezen die beschikt over het NEN 4400-1 keurmerk. Met dit keurmerk wordt het risico voor u als ondernemer voor 99% weggenomen.
Payrollers met dit keurmerk worden met regelmaat gecontroleerd op premie en belastingafdrachten.
Transparantie
Als de term payrolling valt, dan is nog niet altijd duidelijk welke dienstverlening het bedrijf nu exacte biedt. In de praktijk wordt de term payroll gebruikt bij vijf verschillende vormen van HR dienstverlening. Verzeker jezelf ervan dat de payroller invulling geeft aan dienstverlening die jij zoekt!
De kleine lettertjes
Payrolling is een complexe zakelijke dienstverlening. Met zo’n dienstverlening krijg je te maken met uitgebreide algemene voorwaarden. Zeker niet leuk, maar neem wel de moeite om je hierin te verdiepen. Zorg dat je duidelijk weet wie welke verantwoordelijkheden draagt in de samenwerking met de payroller. Zo voorkom je verrassingen.
Wil je met ons de kleine lettertjes doornemen? Neem dan contact op.
De kosten van personeel
Hoewel payrolling op jaarbasis slechts enkele procenten duurder is dan zelf verlonen, is het soms toch even slikken als je het uurtarief van een payroller ziet. Dit komt doordat alle directe en indirecte kosten zijn teruggerekend naar de daadwerkelijk productieve uren van een medewerker. Dit geeft veel duidelijkheid en is heel praktisch voor het maken van calculaties, maar laat tevens zien dat personeel erg kostbaar is.
Nog niet helemaal overtuigd?
Dat payrolling op papier voordelen heeft, is duidelijk nu we alle voordelen en nadelen op een rijtje hebben gezet. De belangrijkste vraag is natuurlijk: wat gaan je daar in de praktijk van merken?
Is payrolling duurder dan zelf doen?
Dit is één van de meest gestelde vragen van ondernemers.
Gemiddeld is payrolling in een jaar waarin je geen ziekte hebt, 2 à 3% duurder dan het zelf doen van je administratie.
In een jaar zonder ziekte heb je bij payrolling 47 weken personeelskosten. Als je verloont in eigen beheer, dan heb je 52 weken personeelskosten. Dit komt doordat wij je geen factuur sturen als je personeel met vakantie gaat. Je betaalt namelijk alleen de gewerkte uren van je personeel.
Dit geldt overigens ook bij ziekte of bijzonder verlof.
In de praktijk
Het klinkt allemaal heel mooi; de voordelen van payrolling. Maar voor jou als ondernemer is het belangrijk om te weten wat je hier in de praktijk van gaat merken. In dit artikel zoom ik in op het verloop van de personeelskosten voor jou als ondernemer.
Het verloop van de personeelskosten verandert namelijk als je gaat payrollen. Dit ga je merken op drie vlakken:
- Uitbetaling van vakantiegeld
- Tijdens de vakantieperiode
- Tijdens ziekte
Gebruik de button, of download direct het .pdf document, voor een beter overzicht. (document wordt geopend in nieuw venster/ tabblad)
Betaling vakantiegeld
Bij wet is geregeld dat de werkgever in mei of juni het opgebouwde vakantiegeld aan de medewerker uitbetaalt.
Per maand reserveert je medewerker 8% van het brutoloon aan vakantiegeld. Aan jou als werkgever de plicht om dit geld voor je medewerkers opzij te zetten en uit te betalen.
De gemiddelde MKB-ondernemer heeft geen aparte rekening waarop het vakantietegoed wordt gereserveerd. In de maand dat het vakantiegeld uitbetaald moet worden levert dit vaak liquiditeitsproblemen op en een (boekhoudkundige) piek in de personeelskosten.
Als je payrollt heb je daar geen last van. Ook bij Payned spaart de medewerker gewoon 8% over het brutoloon aan vakantiegeld.
Doordat we verregaand geautomatiseerd zijn, en de reserveringen consequent op een aparte bankrekening zetten, levert dit voor ons en voor jou nooit problemen op. Daarom bieden we je medewerkers dan ook de mogelijkheid om twee keer per jaar het vakantiegeld op te vragen, zonder dat dit iets extra kost.
Tijdens de vakantie
Wanneer een medewerker met vakantie gaat en daarvoor betaald verlof opneemt, betekent dit voor jou twee weken loondoorbetaling. Maar bij payrolling reserveert Payned naast het vakantiegeld ook een bedrag in de werkgeverslasten voor de vakantiedagen. Namelijk het bedrag dat precies voldoende is om de vakantiedagen uit te betalen. Wanneer de medewerker dan op vakantie gaat, betalen we deze uit onze reservering. Hierdoor hoeven wij je geen factuur te sturen tijdens de vakantie van je personeel.
Bij ziekte
- We hebben een grote loonsom dus scherpe premie op de verzuimverzekering
- We hebben een pro-actieve arbodienst (ProffitPlan)
Ook bij ziekte onder je personeel ontvang je geen factuur van ons. Dit is ons risico en hier hebben we geld voor gereserveerd.
Duidelijk zo? Bij vragen of opmerkingen, mail of bel mij gerust.
Hulp bij je keuze voor payroll?
Payroll biedt de ondernemer dus een groot aantal voordelen. Zoals meer inzicht in je personeels- en salarisadministratie die een tijdsbesparing en kostenbesparing met zich meebrengen. Maar wil je meer weten over de voordelen van payrolling voor jou als ondernemer? Vraag dan geheel vrijblijvend een advies gesprek aan. Wij leggen je graag uit wat payrolling voor jou kan betekenen.
Vraag vrijblijvend advies aan
Alle informatie payroll in één keer...
Wil je meer weten over payrolling, of ben je benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen. Vraag ons geheel vrijblijvend het hemd van het lijf.
"*" geeft vereiste velden aan
Extra specialisme in:
Commercieel directeur
Contact opnemen