Vakantiegeld, vakantiedagen en vakantie-uren

Vakantiegeld

Iedere medewerker heeft recht op vakantiegeld, ook wel bekend als vakantietoeslag. Dit is 8% van het bruto jaarsalaris. Een mooi bedrag dus dat je naast je maandelijkse loon verdient. Het bedrag dat je opbouwt zie je terug op de salarisstrook. Bij de meeste werkgevers krijg je het opgebouwde vakantiegeld eens per jaar in mei of juni uitbetaald. De afspraken over de uitbetaling van het vakantiegeld staan in je arbeidsovereenkomst of in de cao vermeld.

• Het doel van vakantiegeld is om werknemers in staat te stellen om tijdens hun vakantie dezelfde financiële middelen te hebben als tijdens hun werkperiodes. Het is bedoeld als een soort compensatie voor het gemiste inkomen tijdens de vakantieperiode.
• Vakantiegeld wordt meestal opgebouwd gedurende het hele jaar en wordt vaak in mei of juni uitbetaald, net voor de zomermaanden waarin veel mensen vakantie nemen.

Vakantiegeld is dus een financiële vergoeding die jaarlijks wordt uitbetaald als compensatie voor gemist inkomen tijdens vakantie, terwijl vakantie-uren de daadwerkelijke tijd is die een werknemer vrij neemt van het werk voor vakantie of andere redenen.

Vakantiedagen

Naast je vakantiegeld bouw je ook vakantiedagen op. Dit houdt in dat als je met vakantie wil of gewoon een dagje vrij, je toch gewoon doorbetaald krijgt. Niet iedereen weet het, maar iedere medewerker heeft hier recht op. Afhankelijk van de branche waarin je werkt en het aantal uren dat je werkt, bouw je vakantiedagen op. In de Nederlandse wet staat dat iedere medewerker minimaal recht heeft op 20 vakantiedagen.

Vakantie-uren

• Vakantie-uren, ook wel bekend als vakantiedagen of verlofuren, zijn de daadwerkelijke dagen of uren waarop een werknemer vrij neemt van het werk om vakantie te vieren of om andere persoonlijke redenen.
• Het aantal vakantie-uren dat een werknemer heeft, kan variëren afhankelijk van de arbeidsovereenkomst, het aantal gewerkte uren en eventuele cao-bepalingen. Werknemers bouwen meestal vakantie-uren op gedurende het jaar op basis van hun gewerkte uren.
• Vakantie-uren kunnen worden gebruikt om vakantie te nemen, maar ze kunnen ook worden gebruikt voor bijvoorbeeld ziekteverlof, calamiteitenverlof of ouderschapsverlof, afhankelijk van de regels en afspraken binnen het bedrijf.

Vakantiegeld is dus een financiële vergoeding die jaarlijks wordt uitbetaald als compensatie voor gemist inkomen tijdens vakantie, terwijl vakantie-uren de daadwerkelijke tijd is die een werknemer vrij neemt van het werk voor vakantie of andere redenen.

Belangrijke verschillen in regels

Er zijn ook verschillende regels verbonden aan het vervallen van deze vakantiedagen:

• Wettelijke vakantiedagen moeten in principe binnen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd worden opgenomen, tenzij anders afgesproken. Als ze niet binnen deze periode worden gebruikt, kunnen ze vervallen. Dat wil zeggen dat jouw medewerker de wettelijke vakantiedagen die hij/zij in 2024 heeft opgebouwd voor 1 juli 2025 moet opnemen.
• Bovenwettelijke vakantiedagen hebben vaak een ruimere vervaltermijn. Ze kunnen bijvoorbeeld tot vijf jaar na het opbouwjaar geldig blijven. De verjaartermijn gaat in aan het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. De bovenwettelijke vakantiedagen die de medewerker in 2024 heeft opgebouwd, vervallen dus per 31 december 2029.De specifieke regels hierover kunnen ook in de arbeidsovereenkomst of CAO worden vastgelegd.

Deze onderscheiden zijn belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers om te begrijpen, zodat ze hun rechten en verplichtingen kennen en effectief gebruik kunnen maken van de vakantiedagen.

Bij het opnemen van vakantiedagen moet de werkgever altijd eerst de wettelijke dagen afschrijven, pas daarna mogen de bovenwettelijke vakantiedagen worden afgeschreven.

Vastgelegd in de wet

In de wet is vastgelegd dat elke medewerker vier keer het aantal contractdagen aan vakantie krijgt. De medewerker heeft recht op minimaal 4 keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Werkt de medewerker fulltime − meestal 40 uur per week − dan zijn dit 20 dagen en dus 4 weken. (40 maal 4 gedeeld door 8 is 20). Deze 20 wettelijk vastgelegde vakantiedagen noemen we wettelijke vakantiedagen.

Het kan ook zo zijn dat jouw medewerker zijn of haar vakantiedagen liever uitbetaald krijgt. Wettelijke vakantiedagen kunnen medewerkers alleen opnemen in vrije tijd. Uitkeren in geld kan slechts bij einde van het dienstverband. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen niet alleen worden opgenomen in vrije tijd, maar ook in geld.

Verzuimprotocol

In een verzuimprotocol legt Payned vast wat precies de stappen zijn die ondernomen moeten worden zodra een medewerker arbeidsongeschikt wordt en niet kan werken. Aan de hand van het verzuimprotocol weet de medewerker wat er van hem of haar verwacht wordt. Wanneer een medewerker uitvalt, wil je dat hij of zij weer snel optimaal herstelt. Wat je meldt in het verzuimprotocol moet aansluiten bij de stappen uit de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast stelt Payned specifieke regels op die gelden voor het bedrijf.

Op vakantie?

Je medewerker kan niet werken vanwege ziekte. Mag hij/zij dan wel op vakantie gaan? Een medewerker mag in principe vakantie opnemen wanneer hij/zij dit zou willen, maar er zijn uitzonderingen.

Wanneer geef je akkoord voor een vakantieaanvraag tijdens ziekte? Soms is het duidelijk dat een vakantie goed kan zijn voor het herstel van de zieke medewerker. In andere gevallen is er misschien twijfel.

Als werkgever is het vaak lastig om dit zelf te bepalen en daarom kan Payned hierbij helpen, want wij hebben een afdeling ziekteverzuim. De afdeling ziekteverzuim neemt contact op met de Arbo-arts om te beoordelen of de vakantie het ziekteproces vertraagt of kan verbeteren.

Ziektewet

Als een medewerker een uitkering krijgt volgens de Ziektewet gelden dezelfde regels voor de vakantieaanvraag, zolang hij/in dienst is. Er zijn wel een paar extra regels van het UWV:

• Een zieke medewerker moet zijn/haar vakantie doorgeven aan het UWV. Als de medewerker naar het buitenland gaat, dan dient de medewerker ook zijn verblijfadres uiterlijk twee weken van tevoren opgeven.
• Een zieke medewerker moet informatie per post kunnen ontvangen van het UWV. Daarvoor is mogelijk een wijziging van het postadres nodig of iemand die zijn post kan lezen tijdens de vakantie.

Vakantiegeld in mei; extra hoge personeelskosten voor jou als werkgever

Voor medewerkers is de maand mei een fijne maand; in de meeste gevallen wordt hun vakantiegeld dan uitbetaald. Een leuk extraatje. Maar als werkgever zou je deze maand liever aan je voorbij laten gaan. Het is een enorme uitschieter in de personeelskosten. Je probeert dit natuurlijk ieder jaar netjes te reserveren, maar wat als het nou ook anders kan?

Iedere maand dezelfde personeelskosten

Wanneer je gebruik maakt van payrolling, heb je iedere maand dezelfde personeelskosten. Je betaald per gewerkt uur van de medewerker. In dit tarief zitten alle kosten verwerkt. Dat betekent dat wanneer de medewerker ziek is, met vakantie gaat, naar de huisarts moet of zijn/haar vakantiegeld opvraagt, jij hier geen factuur meer van ontvangt. Hiermee heb je afgerekend in het gewerkte uur van de medewerker.

De uren dat de medewerker niet werkt, maar wel betaald moeten worden noemen we improductiviteit. Deze uren is de medewerker niet productief maar tellen wel mee in de personeelskosten. Doordat je bij Payned al met deze improductiviteit afrekent in het gewerkte uur van de medewerker, zijn je personeelskosten iedere maand gelijk. Geen piek dus in de maand mei. De kosten worden door middel van een payroll factor verrekend. Je ontvangt hiervan maandelijks één factuur, zodat je altijd weet wat je personeel, maar ook wat payrollen kost.