Voordat we medewerkers kunnen payrollen, moeten ze bij Payned ingeschreven worden. Om medewerkers te kunnen inschrijven, hebben we verschillende documenten nodig. Maar waarom komt het verzamelen van al die documenten toch zo precies?
Waarvoor een kopie ID/paspoort?
Payned wordt juridisch werkgever zodra het bedrijf waar jij werkt de personeels- en salarisadministratie gaat uitbesteden aan Payned. Omdat het juridisch en inhoudelijk werkgeverschap bij payrollen niet meer alleen door de ondernemer gedaan wordt, zegt de Nederlandse wet dat, o.a. payrollers, in deze situaties extra zorgvuldig moeten zijn bij het in dienst nemen van personeel.
Payned moet als juridisch werkgever voldoen aan een aantal plichten wanneer de inlenende partij een nieuwe medewerker in dienst neemt. We hebben de volgende drie verplichtingen:
- Een Verificatieplicht
- Een Bewaarplicht
- Een Zorgplicht
Verificatieplicht
Dit betekent dat Payned bij jouw indiensttreding je identiteitsbewijs of paspoort moet controleren op echtheid en geldigheid.
Bewaarplicht
Dit houdt in dat Payned verplicht is een kopie van jouw identiteitsbewijs of paspoort te maken en dit bij je persoonlijke personeels- en salarisadministratie te bewaren. We moeten aan instanties zoals de Stichting Normering Arbeid en de Belastingdienst kunnen aantonen dat we zorgvuldig gehandeld hebben toen je in dienst trad.
Zorgplicht
Dit betekent dat Payned bij een controle in de gelegenheid moet zijn om aan de identificatieplicht te voldoen. Ook ben je als medewerker verplicht om tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij je te dragen.
Is jouw werkgever al in gesprek met Payned en wil je meer weten over je inschrijving bij Payned? Neem dan contact met ons op
In de functie van relatiebeheerder en financiële zaken heb ik heel veel geleerd bij Payned payrolling. Sinds 2017 heb ik het financiële gedeelte overgedragen aan een collega en ben mij weer meer gaan concentreren op relatiebeheer.
Relatiebeheer en financiële zaken
Contact opnemen
