Contracten digitaal verzenden en ondertekenen

Contracten en formulieren aangetekend per e-mail ontvangen en elektronisch ondertekenen, dat zou toch fantastisch zijn? Het is mogelijk en rechtsgeldig.

-5Waarom zou een onderneming voortaan al zijn te ondertekenen documenten volledig willen digitaliseren? Ten eerste gaat alles dan natuurlijk veel sneller.

Het ondertekenen door middel van een paar muisbewegingen is een stuk sneller dan achtereenvolgens printen, posten, ondertekenen, posten en archiveren. Daarnaast is het ook een stuk goedkoper, zeker als je alle kosten (administratieve handelingen, de enveloppen en postzegels) bij elkaar optelt.

Klantvriendelijkheid is misschien wel het meest belangrijk. Des te eenvoudiger het zetten van de handtekening is voor klanten en medewerkers, des te sneller overeenkomsten gesloten kunnen worden.

Een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Iedereen heeft wel eens een document ondertekend, gescand en/of per e-mail/post verstuurd. Best veel handelingen en deze zijn al met al behoorlijk tijdrovend. Bovendien is dit proces ook zo lek als een mandje. Met bijvoorbeeld Photoshop is het heel eenvoudig om zo’n gescand document aan te passen, hetgeen in potentie desastreuze gevolgen kan hebben. Daarom gelden er gelukkig voorwaarden waaraan een elektronische handtekening moet voldoen, zoals:

  • De elektronische handtekening moet op een unieke wijze verbonden zijn aan de ondertekenaar;
  • De elektronische handtekening is tot stand gekomen door gebruikmaking van middelen die onder de uitsluitende controle van de ondertekenaar staan, bijvoorbeeld zijn e-mail inbox;
  • De elektronische handtekening moet zodanig aan het meegestuurde document zijn verbonden, dat elke wijziging achteraf kan worden opgespoord.

Hoe werkt dat?

Payned payrolling werkt samen met RPost, zij bieden het meest eenvoudige en robuuste proces. Het werk als volgt:

  1. De verzender stelt een e-mail bericht op en voegt bijv. een arbeidscontract als bijlage toe. Daarna drukt hij niet op de knop verzenden maar op aangetekend verzenden.
  2. De geadresseerde ziet de aangetekende e-mail net als elk ander e-mail bericht. Als ontvanger hoef je ook geen software te installeren en codes of wachtwoorden te gebruiken.
  3. De geadresseerde opent de bijlage, bijv. het arbeidscontract, en ondertekent deze digitaal dmv de muis.
  4. Na ondertekening kan de ontvanger het getekende contract aangetekend per e-mail retourneren.
  5. Ten slotte ontvangen zowel geadresseerde als verzender per e-mail een ondertekende versie van de overeenkomst, voorzien van tijdstip, e-mail adres, IP nummer en natuurlijk de handtekening. Daarnaast is er een digitale vingerafdruk gemaakt van het document waardoor er daarna nooit onopgemerkt een verandering kan worden aangebracht.

Payned payrolling loopt vooruit…

Als u het bovenstaande gelezen heeft zal het u niet verwonderen dat Payned direct deze mogelijkheid omarmd heeft. Op de frankeer machine begint zich een dikke laag stof te ontwikkelen en ook het papieren archief heeft zijn beste tijd gehad. En, heel belangrijk, klanten en medewerkers reageren heel enthousiast!

Gerelateerde blogs

Dit artikel is een zogenaamde ‘gastblog’ geschreven door Bart Bonnevalle. RPost heeft wereldwijd de standaard gezet voor rechtsgeldige e-mail, privacy en elektronische handtekeningen.

Nieuwsbrief

Deze blog interessant? Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Vraag informatiegesprek aan

Payned payrolling blog

Waarom Payned payrolling?

  • Een eigen CAO
  • NEN 4400-1 gecertificeerd
  • Heldere payroll tarieven
  • Ervaren adviseurs
  • Justitie erkend

Certificeringen

Stichting Normeringsarbeid VPO Vereniging Payroll Ondernemingen
Urgenda Samen Sneller Duurzaam

Vraag vrijblijvend een informatiegesprek aan met een payroll adviseur »

© 2018 Payned payrolling