Geen categorie

Naast alle administratieve zaken rondom personeel, draag je bij payrolling het volledige juridische werkgeverschap over aan een payrollbedrijf. Dit betekent dat je naast de administratie ook je werkgeversrisico’s uitbesteed. Denk hierbij bijvoorbeeld aan loondoorbetaling van ziekte.

Betekenis payroll

De betekenis van payroll is niet bij elk payrollbedrijf gelijk. Dit heeft voornamelijk te maken met de cao die toegepast wordt. In de meeste gevallen worden payrollmedewerkers verloond onder de uitzend cao. Deze cao is vooral gericht op flexibiliteit. In veel gevallen gaan medewerkers er onder de uitzend cao op achteruit. Naar ons inzien is dit niet de bedoeling.

Wil je weten wat de betekenis van payroll is bij Payned? Neem contact op met één van onze adviseurs.

Ook je vaste medewerkers op de payroll

Wij zien payrolling als het juridisch overdragen van je volledige personeelsbestand. Dit houdt in dat je ook je vaste medewerkers over moet kunnen zetten naar een payrollbedrijf. Dit kan alleen als de medewerkers de arbeidsvoorwaarden behouden waar ze recht op hebben vanuit de branche cao die voor hen van toepassing is.

Eigen bedrijfs-cao Payned

Dit is de reden waarom wij een eigen cao hebben afgesloten. Deze cao verwijst voor alle voorwaarden die te maken hebben met de beloning door naar de cao die van toepassing is voor de branche. Dit zorgt ervoor dat de medewerker altijd minimaal de arbeidsvoorwaarden krijgt waar hij/zij recht op heeft. Het enige wat anders is, is het pensioen dat de medewerker opbouwt.

Let er dus op dat de betekenis van payrolling niet bij ieder payrollbedrijf gelijk gezien wordt. Hier zitten veel verschillen in. Lees hiervoor ook de blog ‘Starten met payroll? Hier let u op!’

Wat doet een payrollbedrijf precies? Een payrollbedrijf doet veel met betrekking tot je personeel- en salarisadministratie. Meer dan bijvoorbeeld een boekhouder of salarisadministrateur. Een payrollbedrijf regelt alles omtrent je personeel. Het payrollbedrijf wordt juridisch gezien de werkgever. Dit betekent dat het payrollbedrijf ook alle werkgeversrisico’s van je overneemt.

Arbeidsovereenkomst met juiste arbeidsvoorwaarden

Het payrollbedrijf biedt je medewerkers een arbeidsovereenkomst aan met daarin goede  arbeidsvoorwaarden. Zo zorgt het payrollbedrijf er onder andere voor dat de medewerkers een goed pensioen opbouwen. Lees hier hoe het zit met het pensioen bij Payned. Vervolgens geef je als ondernemer iedere periode de gewerkte uren van de medewerker door. Die worden verwerkt door het payrollbedrijf en hier ontvangt de medewerker een salarisstrook van en jij als ondernemer een factuur.

Afdrachten

De payroller zorgt ervoor dat de afdrachten iedere periode netjes worden gedaan. Hier hoef je niet naar om te kijken. (Let op: het is belangrijk dat een payrollbedrijf kan aantonen dat het iedere periode de afdrachten doet d.m.v. een ‘Verklaring Goed Betalingsgedrag’)

Maar een payrollbedrijf doet meer.. Deze neemt ook je arbeidsrechtelijke risico’s over.

Loondoorbetaling bij ziekte

Een voorbeeld hiervan is het ziekterisico. Wanneer je medewerker ziek wordt loop je het risico dat je deze jarenlang door moet betalen. Bij payrolling sluit je dit risico uit. Wanneer een medewerker dan ziek wordt, stoppen onmiddellijk je personeelskosten en betaald het payrollbedrijf de medewerker door.

Improductiviteit medewerkers

Op het moment dat een medewerker afwezig is in verband met bijvoorbeeld een bruiloft van een familielid, moet je het salaris van zo’n medewerker wel doorbetalen. Dit terwijl de medewerker op dat moment niet productief is. Maar het kost je wel geld.. Dit risico wordt bij payrolling ook van je overgenomen. In zo’n geval stoppen je personeelskosten en betaald het payrollbedrijf de medewerker door.

Naleven van juridische verplichtingen

Het is het risico van de payroller dat alle juridische verplichtingen worden nageleefd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toepassen van de juiste beloning en toeslagen vanuit de cao.

Juridische ondersteuning bij een conflictoplossing

Het kan voorkomen dat je een conflict krijgt met een medewerker. Wat als jullie dit niet samen kunnen oplossen? Payned kan je helpen en ondersteunen bij lastige vraagstukken hierin.

In dit oproepcontract voor een half jaar is een Uitsluitsel Loondoorbetalingsverplichting opgenomen. Dit betekent simpel gezegd: Niet gewerkt is geen geld. Dus wanneer je een medewerker niet oproept voor werk, hoef je hem/haar ook niks uit te betalen.

Rechtsvermoeden

Medewerkers met een ULV oproepcontract bouwen geen rechtsvermoeden op. Dit is wel het geval wanneer je de medewerker een 0-uren contract aanbied. Wanneer de medewerker in dat geval iedere periode een gelijk aantal uren of dagen werkt, kan hij/zij met succes vaste uren opeisen. Dit sluiten we bij Payned uit met het ULV contract.

Arbeidsvoorwaarden ULV contract

Bij Payned krijgt een medewerker met een ULV contract wel gewoon goede arbeidsvoorwaarden. Dat betekent dat, wanneer de medewerker ziek wordt, hij/zij gewoon 100% doorbetaald krijgt. We gaan dan uit van het aantal gewerkte uren in de 13 weken voorafgaand aan de ziekteperiode.

Ook bouwt de medewerker netjes vakantiegeld en vakantiedagen op.

Beëindiging ULV contract

Een ULV contract kun je ieder moment beëindigen. Je hoeft de medewerker dan niet meer op te roepen voor werkzaamheden. Dit geldt niet voor een 0-uren contract. Je bent dan gebonden aan de arbeidsovereenkomst die je hebt met de medewerker. Een 0-urencontract klinkt aantrekkelijk, maar is het dus niet. Meer over het 0-uren contract, lees je hier.

Belangrijk om te weten: een medewerker kan één keer per jaar kiezen of hij/zij bijtelling wil betalen of niet. Dit kan niet tussentijds gewijzigd worden.

Bijtelling personenauto’s

Wanneer een zakelijke personenauto ook privé gebruikt wordt, moet er bijtelling worden betaald over de auto. Bij een personenauto wordt de bijtelling berekend over de cataloguswaarde van de auto. Het percentage van de bijtelling is afhankelijk van de co² uitstoot en het bouwjaar van de auto. Dit percentage kan per jaar verschillen.

Wanneer aangetoond kan worden dat er minder dan 500 kilometer per jaar privé gereden wordt met de auto, is er geen sprake van bijtelling. Dit kan aangetoond worden door middel van een sluitende kilometerregistratie. Hiervoor moet een ‘verklaring geen privé gebruik auto’ aangeleverd worden bij de Belastingdienst.

Let op: Het gaat hier daadwerkelijk om 500 km per jaar. Verander je bijvoorbeeld na 11 maanden van werkgever en heb je in deze 11 maanden 500 km gereden, dan wordt het aantal kilometers gedeeld door 11 en berekend naar een jaar (maal 12 dus). Je moet dan alsnog met terugwerkende kracht bijtelling betalen!

Bijtelling bestelauto

Als een medewerker een bestelauto van de zaak ook privé gaat gebruiken, gelden dezelfde bijtellingspercentages als bij een personenauto. Echter wanneer het kenteken van de bestelauto is toegekend voor 1 juli 2005, wordt de bijtelling berekend over de cataloguswaarde inclusief btw en exclusief bpm.

In de volgende situaties hoeft geen bijtelling te worden betaald.

• Er kan aangetoond worden dat er op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé met de bestelauto wordt gereden. Hiervoor moet een sluitende kilometerregistratie worden bijgehouden.
• Wordt de bestelauto ter beschikking gesteld aan een werknemer, dan kan er gebruik gemaakt worden van een ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Deze kan aangevraagd worden bij de Belastingdienst.
• Als er aangetoond kan worden dat gebruik van de bestelauto buiten werktijd niet mogelijk is, is er geen sprake van bijtelling.
• Verbod privégebruik. Als er een schriftelijke overeenkomst is tussen werkgever en werknemer waarin staat dat privégebruik niet is toegestaan. Hierin moet ook zijn opgenomen dat er bij overtreding een sanctie volgt.
• Wanneer de bestelauto uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen.
• Als de bestelauto door meerdere werknemers doorlopend afwisselend wordt gebruikt, dan kan de bijtelling worden ‘afgekocht’ voor € 300,- per bestelauto per jaar.

Bijtelling youngtimer

Een auto die ouder is dan 15 jaar, is een youngtimer. Een youngtimer is fiscaal aantrekkelijk omdat er bijtelling betaald moet worden over de allrisk verzekeringswaarde (wanneer deze niet bekend is, kan een taxateur zorgen voor een taxatierapport) van de auto en niet over de cataloguswaarde. Het percentage van de bijtelling is wel hoger, maar de maandlasten zijn een stuk lager bij een youngtimer.

Ja, bij Payned is payrolling ook voor een werknemer voordelig. De belangrijkste voordelen voor werknemers vind je hieronder.

Minimaal gelijke arbeidsvoorwaarden

Eén van de voordelen voor de medewerker is dat hij/zij minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden krijgt bij Payned. Payned heeft een eigen bedrijfs-cao die rechtstreeks doorverwijst naar de cao die voor jullie van toepassing is. Dit betekent dat de medewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden krijgt dan voorheen. Zijn bepaalde voorwaarden in de Payned-cao beter geregeld? Dan worden deze toegepast. Het kan dus zelfs zo zijn dat een medewerker erop vooruit gaat qua arbeidsvoorwaarden.

Neem contact op met één van onze adviseurs als je meer wilt weten over payrolling bij Payned!

2 keer per jaar je vakantiegeld

Bij Payned kun je 2 keer per jaar je vakantiegeld opvragen. Ideaal, want je kunt zelf bepalen wanneer. In onze blog ‘Alles over vakantiegeld en vakantiedagen’ lees je meer hierover.

Loonstroken + jaaropgaven altijd inzichtelijk

Bij Payned krijg je inlogcodes waarmee je kan inloggen in een digitaal portaal. Hier kan je te allen tijde je loonstroken en jaaropgaven inzien. Ook zie je hier heel overzichtelijk hoeveel vakantiegeld en vakantiedagen je hebt opgebouwd. Tevens kun je hier je getekende overeenkomsten altijd in terug vinden. Heel handig en overzichtelijk dus!

1 vast contactpersoon bij Payned

Medewerkers krijgen bij ons 1 vast contactpersoon waarbij ze terecht kunnen met vragen. Bovendien krijg je binnen 24 uur terugkoppeling op je vraag. Je contactpersoon heeft veel kennis van de voor jullie geldende cao en voorwaarden. Hij/zij kan je dus goed helpen wanneer je vragen hebt over je salaris of andere voorwaarden. Ook kun je bij hem/haar terecht wanneer je bijvoorbeeld een werkgeversverklaring nodig hebt of je vakantiegeld wilt opvragen.

Salarisadministratie uitbesteden

Je kunt ervoor kiezen om je salarisadministratie uit te besteden. Bijvoorbeeld aan een payrollbedrijf. Deze verwerkt dan de volledige salarisadministratie voor je. Je geeft eens per periode de gewerkte uren van de medewerker(s) door en het payrollbedrijf zorgt ervoor dat de medewerkers netjes krijgen uitbetaald. Maar wat komt er nou allemaal kijken bij een goede administratie?

Juiste arbeidsvoorwaarden

Degene die de salarisadministratie voor jou verzorgt, moet er zorg voor dragen dat de medewerker de juiste arbeidsovereenkomst met daarin het juiste salaris aangeboden krijgt. Ook moet deze eventuele wijzigingen vanuit de cao bewaken en doorvoeren.

Salarisstroken en jaaropgaven

Voor alle medewerkers moeten er salarisstroken en jaaropgaven worden opgesteld. Iedere periode ontvangt de medewerker een salarisstrook. Na de laatste verloning van het jaar, moeten de jaaropgaven opgemaakt en beschikbaar worden gesteld.

Afdrachten

Het is de verantwoordelijkheid van een salarisadministrateur om te zorgen dat de loonbelastingen en afdrachten correct en op tijd worden betaald.

Wat doet een payrollbedrijf nog meer?

Een payrollbedrijf verzorgt, naast de personeel- en salarisadministratie nog meer. Deze zorgt ervoor dat de medewerkers een goed pensioen opbouwen en onderhoudt contact met instanties als de Belastingdienst en het UWV.

Het grootste verschil is toch wel dat een payrollbedrijf de arbeidsrechtelijke risico’s van je overneemt. Meer hierover lees je in de blog ‘De risico’s van ondernemerschap; Payned kan je helpen!’

Vraag ook eens een vrijblijvend adviesgesprek aan met één van onze adviseurs.

Contracten nieuwe medewerkers

Medewerkers die nieuw in dienst komen bij Payned, kunnen een payroll contract aangeboden krijgen voor een half jaar waarin een ‘uitsluiting loondoorbetalingsverplichting (ULV)’ is opgenomen. Dit betekent dat er geen urenverplichting is opgenomen. Velen vergelijken dit met een 0-urencontract. Echter is dat het niet! Lees hiervoor ook onze blog: ‘Het nul urencontract’.

Medewerkers met een ULV contract hebben wel recht op alle arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan loondoorbetaling bij ziekte. Hierbij wordt gekeken naar wat een medewerker gemiddeld heeft gewerkt in de 13 weken voorafgaand aan de eerste ziektedag.

Medewerkers met een ULV contract bouwen ook gewoon pensioen op.

Vervolg contracten medewerkers

Na dit ULV contract krijgt een medewerker een contract aangeboden voor bepaalde tijd, meestal voor de duur van een jaar.

Hierbij wordt gekeken naar wat een medewerker in het eerste half jaar heeft gewerkt. Op basis daarvan wordt samen met jou als werkgever een bepaald aantal uren bepaald die we de medewerker aanbieden in het contract.

Bij Payned kunnen we medewerkers in totaal 6 contracten in 4 jaar tijd aanbieden. Hierna moet een medewerker een vast contract aangeboden krijgen. Waar veel payrollbedrijven dit niet doen, kan dit wel bij Payned! Lees hiervoor ook de blog ‘Kan ik mijn vaste medewerkers ook payrollen?’

Contracten bestaande medewerkers

Medewerkers die al bij je in dienst zijn en door Payned worden overgenomen, krijgen minimaal hetzelfde contract met minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden aangeboden. Medewerkers mogen er nooit op achteruitgaan.

Dit betekend ook dat medewerkers die al een contract hebben voor onbepaalde tijd, dit ook krijgen bij Payned.

Het is dus mogelijk om je volledige personeelsbestand onder te brengen bij Payned, waarbij je er zeker van bent dat je personeel er niet op achteruit gaat. Meer weten? Neem contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek.

Bij een payroll constructie draag je je volledige juridische werkgeverschap over aan het payrollbedrijf. Naast de personeel- en salarisadministratie, neemt het bedrijf ook de werkgeversrisico’s van je over.

 Wat doet een payrollbedrijf en wat doe je zelf?

Een payrollbedrijf neemt het volgende van je over:

• Arbeidsrechtelijke risico’s (bijvoorbeeld bij ziekte);
• Personeel- en salarisadministratie;
• Betalingen van de salarissen, loonbelasting, sociale lasten en pensioenpremies.

Zelf blijf je verantwoordelijk voor:

• Het aannemen (de werving en selectie) van personeel;
• Het bepalen van de arbeidsvoorwaarden;
• De sturing binnen het bedrijf;
• De periodieke functionering- en beoordelingsgesprekken.

Bij payrolling kunnen jij en je medewerkers gebruik maken van een externe afdeling personeelszaken. Iets waar wij in gespecialiseerd zijn en jij je liever niet druk om wil maken. Zo heb je dus weer tijd om je te richten op je onderneming.

Toch zit er ook nog veel verschil in payroll constructie en payroll constructie. Het grootste verschil zit in de cao die wordt gehanteerd door het betreffende payrollbedrijf.

Uitzendpayroll

Er zijn veel uitzendbureaus die een payroll constructie aanbieden naast de dienstverlening ‘uitzenden’. De cao die een uitzendpayroller toepast, is niet geschikt voor je volledige personeelsbestand. De uitzend cao is namelijk gericht op tijdelijk personeel. Deze cao is tevens een stuk minder gunstig dan de meeste branche-cao’s. Dit houdt in dat je personeel er in dat geval op achteruit zou gaan qua arbeidsvoorwaarden.

‘Echte’ payroll

Naar ons idee is dit niet de juiste payroll constructie. Payned heeft daarom een eigen bedrijfs-cao. In deze cao staat dat de medewerkers in ieder geval de arbeidsvoorwaarden moeten krijgen die in de betreffende branche-cao staan. Zo krijgen alle medewerkers waar ze recht op hebben. Wel zo eerlijk.

Wil je meer weten over deze payroll constructie? Vraag gerust eens vrijblijvend een adviesgesprek aan.

Gemak

Eén van de voordelen wanneer je kiest voor payrolling, is dat het zorgt voor veel gemak. Je hoeft je niet meer bezig te houden met de personeelszaken, maar je kunt je volledig focussen op datgene wat je het liefst doet; ondernemen! Dit zorgt voor een behoorlijke tijdsbesparing. Ook ben je in één keer af van alle facturen en aangifteformulieren van instanties als de Belastingdienst, diverse verzekeraars, het UWV, de arbodienst, etc.

Beperking van de risico’s

Bij payrolling worden je arbeidsrechtelijke risico’s overgenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan loondoorbetaling bij ziekte. Wanneer een medewerker ziek is, moet je deze soms jarenlang doorbetalen. Daarnaast kunnen er kosten bijkomen van een re-integratie en een Arbo arts.

Ook het verlof van de medewerkers, juridische ondersteuning bij een conflictoplossing en het naleven van juridische verplichtingen vallen hieronder.

Flexibiliteit

Wanneer je je medewerkers zelf in dienst hebt, kan je hen 3 contracten in 2 jaar tijd aanbieden. Bij Payned ben je een stuk flexibeler. Je kunt medewerkers bij ons 6 contracten in 4 jaar tijd aanbieden. Dit scheelt behoorlijk. (Let op: naast je flexibele personeel, neemt Payned ook je vaste medewerkers over. Lees de blog ‘Is payrolling alleen voor flexibiliteit?’)

Overzicht kosten

Met payrolling heb je goed overzicht in de kosten. Je ontvangt periodiek één factuur voor de complete personeels- en salariskosten. Geen kosten meer achteraf dus. Dit zorgt voor financieel overzicht en is ideaal voor je personeelsplanning.

Professionele partner personeelszaken

Jij en je medewerkers kunnen een beroep doen op een professionele partner die zich heeft gespecialiseerd in personeelsvraagstukken. Je kunt ons zien als een externe afdeling personeelszaken.

We vertellen je graag meer over onze dienstverlening in een vrijblijvend adviesgesprek.

Minimaal 3 uren per oproep betalen

Wanneer je een medewerker met een nul uren contract oproept, moet je minimaal drie uur per oproep betalen. Ook wanneer de medewerker maar 1 uur werkt. Je bent dan verplicht om minimaal drie uur te betalen.

Na 6 maanden vast aantal uren

Na 6 maanden ben je verplicht om de medewerker een vast aantal uren aan te bieden en uit te betalen. Het gemiddelde aantal uren wat de medewerker in de drie voorafgaande maanden per maand heeft gewerkt, moet je minimaal betalen aan de medewerker.

Rechtsvermoeden

Medewerkers met een nul uren contract bouwen wel rechten op. Dit heet het rechtsvermoeden. Zodra er een patroon ontstaat in uren of werkdagen, kan een medewerker met succes vaste uren opeisen.

Payned heeft hier een mooie oplossing voor; we sluiten dit uit door medewerkers de eerste 6 maanden een ULV contract aan te bieden. Wat dit ULV contract exact inhoud, lees je in onze blog ‘Het ULV (Uitsluitsel Loondoorbetalinsgverplichting) contract’.

Ziekte en verlof nul uren contract

Wanneer een medewerker met een nul uren contract ziek wordt, moet je het loon doorbetalen. Je bent verplicht om minimaal 70% van het salaris over de ingeroosterde uren uit te betalen. Als dit bedrag minder is het minimumloon, dan moet je het minimumloon overmaken.

Ook heeft de medewerker recht op een vakantietoeslag van 8% van het bruto salaris en op betaalde vakantiedagen naar rato van het aantal gewerkte dagen.

Beëindiging nul uren contract

Een nul uren contract kun je niet zomaar beëindigen. Je bent gebonden aan de arbeidsovereenkomst die je hebt met de medewerker. Deze is alleen beëindigd als deze van rechtswege afloopt of volgens de ontslagregels is opgezegd.

Het klinkt mooi, een nul uren contract zonder verplichtingen, maar dat is niet helemaal waar. Houd hier rekening mee voor je een medewerker een contract aanbied.

Meer weten? Vraag eens een vrijblijvend adviesgesprek aan! We vertellen je graag meer over de verschillende contractvormen.