In het midden- en kleinbedrijf gaan ondernemers en medewerkers er vaak vanuit dat het wel goed zit met alle afspraken die mondeling gemaakt worden. Een logische gedachte, afspraak is immers afspraak. Toch is het belangrijk om afspraken vast te leggen in een dossier.
Vastleggen basisgegevens dossier
Vaak wordt er niet aan gedacht en/of het nut er niet van ingezien om deze afspraken daadwerkelijk vast te leggen en aan ons, Payned, door te geven. In deze blog vertel ik wat er in een dossier zit en waarom het belangrijk is het actueel te houden.
De medewerkers die via Payned bij een bedrijf werken, weten dat er standaard een aantal basisgegevens in het dossier zitten. Zoals:
- Het ingevulde inschrijfformulier, jij vult de voorkant in en de ondernemer waarvoor je werkt, de achterkant. Hierop staan de belangrijkste afspraken voor het dienstverband al benoemd.
- Een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort van de medewerker. Hier zetten zowel de medewerker als de ondernemer een handtekening op.
- Een studentenpas, of bewijs van inschrijving indien je studeert. Dit is belangrijk om bij controles van de Belastingdienst en/of NEN te kunnen aantonen dat de medewerker echt een voltijd student is.Waarom dit zo van belang is kun je in de blog Het inschrijven van medewerkers lezen.
Afspraken vastleggen
Naast de bovenstaande basisgegevens is het van belang dat alle afspraken die er tijdens het dienstverband worden gemaakt, netjes vastgelegd worden. Het maakt in dit geval niet uit of je rechtstreeks bij de onderneming in dienst bent, of dat je via Payned werkt.
Het schriftelijk vastleggen van afspraken is belangrijk om discussies te voorkomen. Een goed voorbeeld zijn de functionerings- of beoordelingsgesprekken die je hebt gehad. Aan de hand van deze gesprekken overleg je bijvoorbeeld dat je gaat toewerken naar een bepaald doel. Het zou jammer zijn dat je een beloning misloopt doordat er een misverstand is over wat de doelstelling nu precies was!
Is er iets afgesproken? Zorg dat dit even uitgetypt wordt, zet er een krabbel onder en vraag de ondernemer waarvoor je werkt hetzelfde te doen. Stuur dit vervolgens op naar je betreffende relatiebeheerder. Zo zijn de afspraken voor iedereen duidelijk en heb je nooit discussie.
Ziekte
Wanneer je ziek bent moet je dit doorgeven aan de werkgever waarvoor je daadwerkelijk werkt, je feitelijke werkgever, en ook aan ons, je juridisch werkgever. We noteren dan wat er aan de hand is en wat we er aan kunnen doen om je weer snel op de been te krijgen. Al deze gegevens leggen we vast en voegen we bij je dossier. Dit geldt onder andere ook wanneer je bijvoorbeeld zwanger bent. Geef dit op tijd aan ons door en wij zullen in dit geval voor de WAZO-uitkering zorgen. Indien het er naar uitziet dat het om een ernstige of langdurige ziekte gaat, beschikken wij over verscheidende arbo-artsen over het gehele land. Wij kunnen deze op tijd inzetten om zo het juiste advies te geven.
Neem contact op
Met veel plezier verzorg ik samen met mijn collega’s de personeel- en salarisadministratie bij Payned voor ondernemers uit verschillende branches. Het persoonlijke contact met ondernemers en de medewerkers vind ik daarbij erg belangrijk.
Naast mijn werkzaamheden als relatiebeheerder houd ik me ook bezig op gebied van arbeidsrecht en ben ik me aan het verdiepen in de privacywetgeving. Graag help ik eenieder met lastige vraagstukken en dompel ik me onder in de wet- en regelgeving.
Mocht je vragen hebben, lastig of eenvoudig, neem dan gerust contact met mij op.
Relatiebeheer
Contact opnemen
Gerelateerde blogberichten
